新型コロナウイルス感染症の影響により、非接触やリモートワークが浸透し、世の中のデジタル化が進んでいます。一方で、急速なデジタル化についていけない中小企業では、どのように定型業務の自動化を進めるか課題を抱えるケースも少なくないようです。
そこで注目を集めているのが、RPAです。
RPAは、これまで人の手で行っていた定型業務を自動化し、急速なデジタル化に対応できます。
しかし、「RPAの本格的な普及はこれから」「RPA化できる業務の事例がよくわからない」という背景もあり、どのような業務を自動化できるのかイメージしにくいのではないでしょうか。
そこで今回は、RPAの概要に加えて、RPA化できる業務の事例を部署別にわかりやすく解説します。
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1.RPAとは？
RPAの正式名称は「Robotic Process Automation(ロボティックプロセスオートメーション)」と言います。日本語に訳すと、「ロボットによる業務の自動化」の意味を持つ言葉です。
RPAはパソコンやサーバーにインストールするソフトウェア型のロボットであり、「どのような作業をしてほしいか」「どのような作業手順で行うか」といった指示に従って、さまざまな業務を人の代わりに行ってくれます。
RPAの導入によって企業が得られる主なメリットは以下の通りです。
- 業務の自動化・効率化による、人手不足の解消
- 人の負担軽減による、働き方改革の推進
- 24時間365日働き続けられるロボットによる、業務量の向上
- ミスなく正確に働くロボットによる、ヒューマンエラーの防止
- 人がより付加価値の高い業務に集中できることによる、企業価値の向上
RPAは2015年頃から欧米で使われ始め、その後は日本にも広まりました。
RPAの市場は順調に拡大し続けており、導入企業数は右肩上がりの状況です。現状は大手企業が中心ではあるものの、人手不足の深刻化や働き方改革といった社会的な背景もあり、今後もRPAの導入企業は増えていくでしょう。
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2.RPAで自動化・効率化できる業務
現在普及しているRPAの多くは、AIのように自ら考えて動いたり、判断したりする機能は持っていません。
RPAを動かすには、人が行っている業務の作業手順をあらかじめロボットに覚えさせる必要があります。つまり、RPAは都度作業手順が変わる不定形な業務や状況に応じた高度な判断が必要な業務には対応できない点に注意が必要です。
では、RPA化できる業務とはどのような作業でしょうか。RPAによる自動化・効率化に適した業務は、以下の通りです。
- 定型化された単純業務・反復作業
- データ収集や分析
- 問い合わせ対応やサポート業務
RPA化できる業務を把握するために、それぞれの特徴をチェックしていきましょう。
2-1.定型化された単純業務・反復作業
RPAの得意分野は、定型化された単純業務や反復作業の自動化です。
作業手順が明確に決まっていれば、RPAに業務を覚えさせて業務の自動化を図れます。また、同じ作業を何度繰り返してもRPAは疲れ知らずのため、ヒューマンエラーによる簡単なコピペミスなどを起こさない点もメリットです。
企業が行っている業務を整理すると、必ずしも人がやらなくてもよい単純業務や反復作業が数多く見つかります。たとえば、ExcelやCSVデータ、メールの文章などから社内システムに転記する業務は、単純ながら膨大な作業時間を費やしてしまうケースも。
上記のような単純業務や反復作業はRPA化できる業務の代表例です。定型化された単純業務や反復作業も、RPAの活用によって企業の生産性向上に大きく貢献します。
2-2.データ収集や分析
RPAは大量のデータを扱う業務に適しているため、データ収集や分析業務を自動化できます。
たとえば、Webサイトから顧客情報を取得して営業先のリストを作ったり、口コミ情報を取得して製品開発に役立てたりする用途です。人がデータ収集すると膨大な時間がかかり、間違いや見逃しが発生する可能性がありますが、RPAであれば高速でミスもなくデータ収集を行えます。
また、WebサイトやExcelといった複数のファイルからデータを1つにまとめたり、違うデータへ加工・編集したりする作業もRPA化できる業務の1つです。
2-3.問い合わせ対応やサポート業務
問い合わせに対する一次対応は、あらかじめ設定した定型文章をメールで返信したり、チャットで答えたりする自動ツールで効率化できます。緊急性の高い問い合わせにのみ人が注力できるようになれば、業務の大幅な効率化を実現可能です。
また、あるRPAツールでは、コールセンターでの電話応対時に必要な情報をパソコン画面上に表示したり、自動で電話内容のメモをとったりなど、オペレーターの補佐を担っています。
今後、AIを組み合わせた高度なRPAが普及すれば、音声解析の技術などが向上して、より広範囲の業務を自動化できるようになると期待されています。
3.RPA化できる業務の具体的な事例
ここでは、実際にどのような業務がRPA化されてるのか、6つの部門別に具体例を紹介します。
- 経理・財務
- 人事・総務
- 営業
- マーケティング
- 購買
- カスタマーサポート
RPAがどのような業務の自動化・効率化に役立っているのかをみていきましょう。
3-1.経理・財務
- 売掛・入金
入金情報を元にした売掛金の処理業務や消込処理を自動で行えます。
会計システムへの転記や仕訳入力も含めて、RPAで自動化できます。 - 買掛・支払
支払情報を元にした買掛金の処理業務や消込処理を自動で行えます。
会計システムへの転記や仕訳入力も含めて、RPAで自動化できます。 - 固定資産管理
固定資産台帳の情報を会計システムに転記することで、資産管理を効率化できます。
また、償却期間を設定しておけば、償却終了のタイミングを担当者にメールで通知
できます。 - 交通費精算・経費精算
交通費や経費の申請金額が正しいかをWebサイトの情報と照合したり、仕訳入力を
自動で行ったりします。もし照合結果に間違いがあれば、担当者へのメール通知も
可能です。 - 財務レポートの作成
会計システムなどから必要な情報を抽出し、決算報告書を含む財務レポートを
自動で作成できます。経理・財務担当者は、完成したレポートを分析する業務に
専念できます。
3-2.人事・総務
- 労務管理
日々の勤怠情報を元に、有給休暇の消化率や残業時間の管理を行えます。
さらに、残業時間の多い従業員に対して注意喚起のメールを自動で送信できます。 - 給与明細や人事考課の作成
給与明細を作成して必要な情報を登録する、人事考課表を作成して各担当者に入力
を促す、といった業務を自動化できます。また、入力の済んでいない担当者に対して
催促のメールを送付すれば入力漏れをなくせます。 - 採用活動
応募者の情報を採用管理のシステムに入力する、転職サービスでのスカウトメールを
自動で送付する、面接担当者に前日に通知メールを送る、といった形で採用活動を効率化できます。
3-3.営業
- 受注管理
顧客からの注文書やメールから受注情報を抽出して、基幹システムへの転記を自動で
行えます。また、受注情報も関係者にメールで通知できます。 - 見積書の作成
見積依頼のメールなどから品目情報を取得し、あらかじめ設定された見積価格リスト
と照合すれば、見積書を自動で作成できます。 - 顧客データ管理
顧客の住所や電話番号といった情報をWebサイトから取得してリスト化する、見込み
顧客のリストをWebでの検索結果から作る、といった形で、顧客データの管理
業務を自動化できます。 - メール通知
日々の在庫状況を営業担当者にメールで通知できるため、納期管理の効率化が図れます。
また、売上目標に対する達成度合いを部門内で共有することで、営業活動の施策を検討できます。
3-4.マーケティング
- Webサイトでのデータ収集
Webサイトから自社製品や競合製品に関する情報収集したり、口コミやレビューの
内容を集計したり、データ収集もRPA化できる業務です。製品開発やマーケティング施策の検討に役立てられます。 - アンケート結果の集計
実施したアンケート結果をExcelなどへ転記する業務を自動化できます。集計結果を
メールで通知すれば、素早い情報共有も可能です。 - アクセスデータの解析
Webサイトへのアクセスデータや広告運用の結果を自動で取得し、レポートを作成
してマーケティング施策の検討に役立てられます。
3-5.購買
- 発注管理
在庫状況や発注依頼を元に、発注データを自動で作成します。また、発注先からの
納品情報を元に、消込処理を自動で行うこともできます。 - 発注書のメール送付
発注書の作成や、発注書を添付して発注先へメールで送付する業務を自動化
できます。また、発注品が納品されたタイミングで、関係者にメールで通知できます。 - 在庫管理
在庫数や発注数、出荷予定数などを関連システムから取得し、現在の
在庫状況や将来の在庫状況を把握できます。常に最新情報をチェックできるため、適正な在庫管理に効果的です。
3-6.カスタマーサポート
- 問い合わせへの自動応答
ホームページからの問い合わせに対して、定型文をメールやチャットで自動的に応答
できます。簡単な問い合わせ対応や一次対応をする手段として効果的です。 - 問い合わせ内容の集計
ホームページなどから問い合わせのあった内容をExcelや外部システムへ転記する
業務を自動化できます。また、問い合わせ件数や内訳を集計レポートにまとめる作業もRPA化可能です。 - オペレーターのサポート
コールセンターなどでオペレーターを補助するためにRPAが導入されています。
電話の内容を自動で入力したり、オペレーターが必要とする顧客情報を画面に表示
したりする機能で、オペレーターの手間を軽減しています。
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- 表計算ソフトへの入力
- 異なるソフト間での転記作業
- 会計など各種ソフトの操作
- ソフトなどからのデータ取得
- 見積書や報告書などの各種書類作成
- 経費などの精算処理
- データ照合や整合性チェック
- Webサイトからのデータ収集
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