「RPAが便利とはいえ、一体何ができるんだろう？」
新型コロナウイルス感染症の影響によって非接触やリモートワークが浸透し、従来の業務をデジタル化する企業も増えつつあります。
しかし、中小企業の多くは急速なデジタル化に対応できず、定型業務の自動化などシステム面の改善方法に悩まされている事例も。そのような業務の自動化方法について、近年注目を集めているソフトがRPAツールです。
RPAツールは、これまで人の手で行っていた単純作業や定型業務を自動化し、急速なデジタル化の需要を満たします。しかし、RPAツールの本格的な普及はいまだ及ばず、「どのような業務を自動化できるのかイメージしにくい」と頭を悩ませる方も少なくありません。
そこで本記事では、RPAとは何か、RPAツールを活用した事例をご紹介します。RPA化を成功させた事例について業界・業種別に解説するので、ぜひご参考にしてください。
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1. RPAとは？
RPA（Robotics Process Automation）とは、ソフトウェア型のロボットが人の代わりにパソコン作業を行う業務の自動化ツールです。日本語にすると「ロボットによる業務自動化」の意味を持ち、ツールを活用して業務を自動化させる事例はRPA化とも呼ばれます。
RPAツールはあらかじめ設定した一定のルールに従って動作するため、パソコンを使った単純作業や定型業務を自動化できます。「デジタルレイバー」や「仮想知的労働者」とも呼ばれ、人の代わりの労働力になり得る存在がRPAツールです。
業務のデジタル化や人手不足問題を解消するソフトとして、近年注目が集まっており、RPA化によって業務効率を改善した事例も数多く知られています。
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2.RPA化の活用事例を業界別に紹介
RPAは幅広い業界で活用できるため、多くの業種でRPA化に成功した事例が存在します。
業務のRPA化を検討されている企業にとって、自社の属する業界でどのような活用事例があるのか気になる方もいるでしょう。
ここでは、RPA化の活用事例を業界別に紹介します。
- 金融業界
- 製造業
- 地方自治体
各業界がRPA化でどのような成果を上げているのか、詳しくみていきましょう。
2-1.金融業界
金融業界には大量の定型業務が存在するため、RPAの導入メリットを最大限に得られます。
たとえば、膨大な顧客情報を扱う銀行のコンプライアンス部門では、さまざまなデータベースや記録にアクセスして情報を取得し、別のシステムへの転記作業を繰り返す必要があります。
調べる情報量も多く、複雑な手順が求められるため、従来は多くの人手がかかっていました。そこで、RPAツールを導入。RPAはデータ収集やデータ入力といった定型業務が得意で、コンプライアンス部門の業務を自動化できます。
ある金融機関では、RPA化によって従業員が抱える業務量を70％近くまで削減。従業員が人にしか判断できない高度な業務に集中できるようになった事例があります。
2-2.製造業
製造業の業務の中心はモノづくりですが、パソコンを使った事務作業も数多くあります。たとえば、受発注の管理業務では、顧客からの注文内容を確認してシステムへ入力する作業を人の手で行っています。
しかし、近年の製造業は多品種少量生産が主流になりつつあり、膨大な品目情報があるため注文の管理方法が課題の1つです。
また、顧客ごとに異なるフォーマットで注文されるケースが多く、確認からデータ入力まで非常に手間がかかってしまいます。
そこである大手メーカーでは、注文内容の入力業務をRPA化して90％以上の工数削減に成功。また、業務のRPA化が結果的に納期短縮にもつながり、顧客満足度を高めた事例もあります。
ココがポイント
RPA化による業務の効率化は顧客満足度にも繋げられる！
2-3.地方自治体
民間企業だけでなく、地方自治体でも積極的なRPA化が進められています。地方自治体は金融業界と同等かそれ以上に定型業務が多いため、RPAツールの導入で多大なメリットを享受しています。
たとえば、熊本県宇城市では、職員給与やふるさと納税、住民異動、会計、後期高齢者医療、介護保険といった日常的な業務にRPAツールを導入。定型業務の自動化により、年間で約1,700時間の業務時間削減を見込んでいます。
また、電話対応のような人間の判断が必要な非定型業務も、RPAツールの活用によりシステム面をサポートできます。
具体的には、注意メッセージを自動で表示したり、入力された情報を集約して一括で表示したり、電話応対の半RPA化を実現した事例があるのもポイントです。
ココがポイント
一定のルールに則った作業なら、RPAツールを使って幅広い業界で業務を自動化しやすい！
3.RPA化の活用事例を部門別に紹介
次に、RPA化の活用事例を部門別に紹介します。異なる業界でも、同じ部門であれば業務内容が共通する部分も多いでしょう。
ここでは、3つの部門で運用されたRPA化の活用事例を紹介します。
- 経理部門
- 営業部門
- 人事部門
各部門でどのような業務がRPA化されて成果を上げているのか、参考にしてみてください。
3-1.経理部門
経理部門は定型業務が多く、RPA化による業務効率化が目指しやすい部門の1つです。
たとえば、交通費精算の業務では、金額などの情報が正しいか逐一チェックしなければなりません。もし情報が間違っていた場合は、従業員に修正依頼をするなど確認フローを含む作業が必要でした。
しかし、経理部門の業務をRPA化すれば、インターネットで収集した金額情報を元にRPAツールが自動で正誤を判定してくれます。「情報が間違っていれば従業員にメールで自動通知」「正しければそのまま処理する」など、RPAツールを使えば交通費精算業務の自動化を図れます。
経理部門では、次のような業務もツールでRPA化された事例があります。
- 売掛・入金処理
- 買掛・支払処理
- 固定資産管理
- 経費精算
- 財務レポートの作成
3-2.営業部門
顧客への営業活動に注力したい営業部門では、事務作業部分のRPA化が事例として挙げられます。
たとえば、日報の確認は進捗管理や顧客満足度を測る上で重要な業務ですが、多くの企業は日報の作成に精一杯であり、有効活用できていないのが現状です。
一方、RPAツールを導入すれば、日報に記載された情報を自動で取得して特定のコメントを抽出できます。そのため、営業手法の見直しや顧客満足度を高める施策検討の効率化が可能です。
営業部門では、次のような業務もツールでRPA化された事例があります。
- 受注処理
- 見積書の作成
- 顧客データの管理
- メール通知
3-3.人事部門
経理部門と同じく、人事部門も定型業務の多い部門です。そのため、積極的にRPA化を進めて業務効率化を目指す企業が増えています。
たとえば、RPAツールを活用すれば労務管理の自動化が可能です。日々の勤怠情報をRPAツールが自動で収集し、累計の残業時間や有給休暇の消化率を見える化できます。
さらに、所定の残業時間を超過しそうな従業員に対し、注意喚起のメールを自動的に送付するシステムも構築できます。
人事部門では、次のような業務もツールでRPA化された事例があります。
- 給与明細や人事考課の自動作成
- 採用サイトでのスカウトメールの自動配信
- 採用活動のスケジュール通知
ココがポイント
RPAツールなら、工夫次第で幅広い業務の自動化を図れる！
4.RPAツールを活用できる業務について
現在普及しているRPAツールの多くは、AIのように自ら考えて動いたり、判断したりする機能を持っていません。
そのため、RPAツールを活用できる業務には制限があり、RPA化できる事例を正しく認識した上で導入すべきだといえます。RPAツールで自動化する作業に適した業務の特徴は、次の通りです。
- 決まったルールに従って繰り返し行われる業務
- 正確さが求められる業務
- 膨大な量のデータを扱う業務
- 複数のアプリケーションやシステムを横断して行う業務
- パソコやサーバーの操作で完結する業務
- 複雑な判断やイレギュラーが発生しない単純な業務
もちろん、上記の特徴に合致しない業務でもRPA化できた事例があります。とはいえ、特殊なカスタマイズが必要です。
RPAツールのベンダーに相談して、自社の業務をRPA化できそうか確認してみるとよいでしょう。
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