単純作業の自動化ができることで注目されているツール「RPA（Robotic Process Automation）」。
昨今では、人材不足の問題を解消するためにRPAの導入を検討している企業が増えています。できるだけコストを抑えられるように、クラウド型無料RPAの導入を検討している企業も多いようです。
しかし、クラウド型無料RPAを利用するにあたっては、以下のような疑問も。
「クラウド型のRPAでは何ができるの？」
「無料と有料のクラウド型RPAには、どのような違いがあるの？」
このような疑問を解消できておらず、いまだにRPAの導入に至っていない企業は少なくありません。
そこで本記事では、クラウド型RPAの特徴や、無料のツールを使用する際の注意点を解説します。最後までご覧いただくことで、RPAの無料版と有料版の違いを理解できるようになるでしょう。
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1.クラウド型RPAとは？
クラウド型RPAとは、ベンダーが管理するサーバーからインターネットを通じて利用するタイプのRPAツールです。自社のパソコンやサーバーにRPAをインストールする必要がないため、インターネット環境さえあればすぐに導入できるメリットを持ちます。
そもそもRPA（Robotic Process Automation）は、人がパソコンで行っている単純作業や定型業務をソフトウェア型のロボットが代行し、自動化するツールです。
RPAが普及し始めた当初は、RPAをパソコンにインストールするデスクトップ型や、サーバーにインストールするサーバー型と呼ばれるタイプが一般的でした。
しかし、IT技術の発達に伴ってインターネットを通じて利用するクラウドサービスが誕生し、近年ではクラウド型のRPAツールも注目を集めています。
クラウド型RPAのメリットは次の通りです。
- パソコンとインターネット環境を用意すれば、すぐに導入できる
- サーバーを用意しなくてもよいので、イニシャルコストを抑えられる
- 機能のアップデートが自動で行われるため、メンテナンスの手間を軽減できる
- 常に最新の機能を利用できる
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1-1.クラウド型RPAでできること
クラウド型RPAでは、Webブラウザ上で行う作業を自動化できます。現在では、Webブラウザ上で利用できるさまざまなクラウドサービスが提供されているため、クラウド型RPAにできることも増えてきました。
たとえば、Webサイトから情報収集をする際にクラウド型RPAが役立ちます。
見込み顧客リストの作成、自社製品の口コミ情報の収集、競合製品の価格調査など、企業の営業部門やマーケティング部門が実施しているさまざまな情報収集もクラウド型RPAで自動化が可能です。
また、MicrosoftのOffice系アプリやGoogleスプレッドシートのような各種クラウドサービスを利用した定型業務も自動化できます。データの入力・転記・照合やレポート作成などの事務作業を人の代わりに行ってくれるので、業務効率化に役立ちます。
ただし、クラウド型RPAで自動化できるのは、Webブラウザ上で行う作業のみに限られるデメリットも。自社独自のシステムやパソコンやサーバーにインストールして使用しているソフトウェアを使った作業は自動化ができないので、ご注意ください。
ココがポイント
クラウド型RPAは無料・有料問わず、自社のシステム環境にあったソフトウェアの導入が大切
2.クラウド型無料RPAを利用するメリット
基本的には有料で提供されているクラウド型RPAですが、一部では無料のシステムも存在します。
完全無料で提供されているソフト、有料版のお試しとして提供されているソフトなど、ツールによって背景は異なりますが、「無料なら利用してみたい」と考えている方は多いのではないでしょうか。
ここでは、クラウド型無料RPAを利用するメリットとして、3つの内容をご紹介します。
2-1.コストの削減ができる
クラウド型無料RPAを利用する最大のメリットは、なんと言ってもコストがかからない点です。
本来なら、RPAの導入には安くないコストがかかります。高機能なツールだと毎月数十万円以上のコストがかかる場合もあるので、中小企業にとっては「手が出しづらい」と足踏みする要因かもしれません。
しかし、クラウド型RPAの無料版ならコストの心配をせず気軽に導入できます。余計なコストをかけずに単純作業の自動化ができれば、浮いたリソースを新たな人材確保や業務改善に割り当てられます。
2-2.シンプルで分かりやすい
クラウド型無料RPAツールは、無料であるがゆえに必要最小限の機能しか利用できない傾向にあります。言い換えれば、機能が絞られているのでシンプルで分かりやすい点がメリットです。
実際のところ、高機能なツールを導入しても操作方法を覚えられず、「うまく使いこなせていない」と実感する企業も少なくありません。無料ツールなら機能が必要最小限に抑えられているソフトも多いため、その分覚える内容も少なくなります。
結果として、RPAを使いこなしやすくなるメリットがあります。
ココがポイント
操作性やRPA作成に不安がある場合は、ベンダーがオーダーメイドで作成してくれるRPAソフトを導入するのも選択肢のひとつ
2-3.試験的に導入ができる
クラウド型無料RPAは、有料版のツールを導入する前のお試しとしても利用できます。
- RPAでどのようなことができるのかが分かる
- 自社の作業がRPAでの自動化に適しているかが分かる
- RPAの操作方法に関する具体的なイメージが湧く
- RPAの導入に関する心理的なハードルを下げられる
無料ツールの試験的な導入には、上述したメリットがあります。実際に、RPAの導で不安な点が多い背景から、「導入前にお試しで利用したい」と悩まれる方がいるのも事実です。
特に、クラウド型無料RPAはインターネット上ですぐに利用開始できるので、試験的な導入に適していると言えます。
3.クラウド型無料RPAを利用するデメリット
クラウド型無料RPAにはさまざまなメリットがありますが、デメリットも少なからず存在します。
デメリットを正しく理解した上で、利用するのをおすすめします。
3-1.日本語対応していない場合がある
RPAの開発は主に海外で行われているため、日本語に対応していないツールも数多くあります。特に、RPAのクラウド版無料ツールはローカライズが実施されておらず、英語表記のまま使用しなければならないケースが多いので、ご注意ください。
日本語に対応していないツールだと、当然ながら日本人の利用者も少なくなります。使い方や操作方法を調べたいと思っても日本語の情報がほとんどなく、利用を断念せざるを得ない可能性もあります。
無料のツールを利用する場合は、日本語に対応しているツールか、日本のベンダーが開発しているツールを選ぶとデメリットを避けやすくなる点がポイントです。
3-2.機能に制限がある
クラウド型無料RPAには、機能に制限があるソフトウェアが多くなっています。
たとえば、次のような内容です。
- 自動化できる作業の数が限られている
- 有料版でなければ利用できない機能がある
- ロボット作成時のテンプレート数が少ない
- 1ヶ月だけなど、期間限定でしか利用できない
デスクトップ型やサーバー型のRPAに比べると、クラウド型RPAは自動化できる作業が限られています。そのうえ、無料版の利用はさらに機能が制限されるシステムも多いため、本来自動化したい作業を自動化できない事態も考えられます。
ココがポイント
自社に合わせて開発してもらえるシステムならRPA化できる範囲も広がる
3-3.トラブル時の対応に弱い
クラウド型無料RPAを利用する場合は、基本的にベンダーからのサポートを受けられません。「使い方がよく分からない」「自動化する方法が分からない」といった悩みがあってもベンダーのサポートは受けられず、自分で触りながら学んでいくしかないので、慣れるまでに時間がかかります。
特に課題になるのが、トラブル発生時の対応です。RPAを使っていると、「RPAが突然停止した」「RPAが意図しない動作をしている」といったトラブルが発生するシーンもありますが、その場合もベンダーに相談はできません。
トラブルをすぐに解消できないと、ほかの業務に支障をきたしたり、外部の企業に損害を与えたりする恐れもあります。自社の力だけでトラブルを解消できる自信がない企業は、無料のクラウド版RPAではなく、有料ツールの利用をおすすめします。
4.RPAを有料化にするタイミング
ここまで、クラウド型無料RPAのメリット・デメリットを紹介しました。クラウド型無料RPAが有用だと感じた方は、一度利用してみるのもポイントです。
一方で、無料のRPAをずっと使い続けられる企業は限られています。有料版に切り替えた方がよいタイミングが大きく分けて2つあるので、詳しくご紹介します。
4-1.社内では手に負えなくなったとき
自社の中でRPAに精通した人材が育たず、ベンダーからのサポートが必要と感じるのであれば、無料のクラウド版から有料版RPAツールに切り替えるのがおすすめです。
RPAを使いこなすためには、次に挙げるようにさまざまな知識やノウハウが求められます。
- ツールの操作方法
- 自動化できる作業とできない作業の見極め方
- シナリオ(作業手順やルール)の作成方法
- ロボットの作成方法
- トラブルへの対処方法
- RPAの運用に適した組織体制の構築方法
- システム・ソフトウェア・クラウドサービスに関する幅広い知識
社内に情報システム部門のようなIT担当者がいる企業なら、RPAを導入しても問題はないかもしれません。しかし、IT担当者がいない企業がRPAを導入した場合は、これらの知識やノウハウを持った人材を育てていくのは難しいと考えられます。
社内でRPAに精通した人材がいなければ、思うように自動化が進まずに導入効果が激減してしまう可能性も。
有料版のツールなら、RPAのプロであるベンダーから各種サポートを受けられます。サポート体制が充実しているベンダーなら、RPAの導入から運用・保守に至るまで手厚いサポートが受けられるので、RPAの導入効果を最大限に得られます。
ココがポイント
社内の情シス環境が整っていない場合でも、ベンダーに委託すればRPAの導入をスムーズに行える
4-2.無料の範囲では足りなくなったとき
無料のクラウド版RPAツールを利用していて、「もっと多くの作業を自動化したい」「無料のツールでは自動化できない作業を自動化したい」と感じるのであれば、有料版のツールへの切り替えを検討しましょう。
上述した通り、無料のツールにはなんらかの制限があるケースがほとんどです。自動化したい作業が数個程度であれば問題ないかもしれませんが、自動化の範囲を広げていきたいと考えた場合には、無料のツールだと対応できない可能性が高くなります。
せっかくRPAを導入するのであれば、多くの作業を自動化して自社の生産性を上げていきたいと考えている方も多いでしょう。
有料版のツールに切り替えるとコストがかかりますが、作業の自動化によって導入費以上の費用対効果が得られる見込みがあるのなら、積極的に切り替えていくべきです。
無料のツールを利用していて得られたノウハウは、有料版のツールに切り替えた後も必ず役に立ちます。無料のRPAツールに固執せずに、必要に応じて有料版ツールの利用もおすすめです。
5.万全なサポート体制！RPAの導入は「RaBit」がおすすめ
最後に、弊社が開発・提供しているRPAツール「RaBit」についてご紹介いたします。「RaBit」はデスクトップ型かつ有料のRPAツールですが、クラウド型にはないメリットがあります。
また、無料ではないものの低価格なRPAツールで、中小企業のお客様でも気軽に導入していただきやすいのがポイントです。
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5-1.幅広い作業の自動化に対応
「RaBit」は入力・転記・ソフト操作・データ取得・書類作成・精算処理・整合性チェック・情報収集といったあらゆる作業に対応しています。
デスクトップ型のRPAツールなので、Webブラウザ上で行う作業はもちろん、社内システムやパソコンにインストールされたソフトウェアを使った作業のRPA化も可能です。
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5-2.圧倒的に低価格で費用対効果が抜群
「RaBit」は初期費用66,000円、月額10,450円の安価なコストから導入できます。
無料ではないものの、ほかの有料ツールに比べると圧倒的に低価格で、作業の自動化による費用対効果を得やすくなっています。
また、後述するサポートも費用に含まれるので、追加のコストもかかりません。
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5-3.充実のサポート体制で作業の自動化を実現
「RaBit」では導入から運用・保守に至るまで充実したサポート体制を完備しています。たとえば、導入時には専任のスタッフがヒアリング・設計・導入までをワンストップで対応しており、お客様の作業に合わせたオーダーメイドの設定まで代行しております。
お客様ご自身で難しい設定をしていただく必要はなく、すぐに作業の自動化を実現できます。
また、導入後は167人のプロオペレーターによる電話やメールでのサポートを実施しており、運用中に発生する各種トラブルを迅速に解決いたします。