近年の日本社会は、少子高齢化による労働人口不足や長時間労働といったさまざまな課題を抱えています。
こういった課題が深刻化するなかで、多くの企業が導入を進めているシステムが業務自動化ツールの「RPA（Robotic Process Automation）」です。パソコンを使ったデスクワークの一部を自動化できるRPAを導入すれば、人手不足の解消や生産性向上に役立つと期待されています。
しかし、RPAを導入するにあたって、次のような不安を持つ方もいるのではないでしょうか。
「RPAの導入に対してイメージが湧かない…」
「RPAの選び方で失敗したくない」
実際に、RPAに興味はあっても導入に踏み出せていない企業は少なくありません。
そこで本記事では、中小企業に向けたRPAの導入・運用サポートを行っている弊社が、RPAの選び方について解説します。最後まで読んでいただくと、失敗しないRPAの選び方と導入後のイメージが明確になりますので、ぜひ参考にしてください。
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1.業務自動化ツール「RPA」とは？
RPAは「Robotic Process Automation」の略称で、日本語だと「ロボットによる業務の自動化」の意味を持ちます。
RPAはソフトウェア型のロボットが人の代わりにパソコンを操作する仕組みで、単純作業や定型業務を自動化できるツールです。
RPAツールは、手順やルールが明確に決まっている業務をシステムで自動化できます。具体的には、次のような業務です。
- 表計算ソフトへの入力
- 異なるソフト間での内容転記
- 会計など各種ソフトの操作
- ソフトなどからのデータ取得
- 見積書・報告書などの書類作成
- 経費や交通費などの精算処理
- 異なるソフト間でのデータ照合
- Webサイトからの情報収集
このような業務は企業内で数多く行われていますが、すべてを人の手で行っていると生産性が上がらず、担当者の負担になってしまいます。
さらに、少子高齢化に伴う労働人口不足によって、企業はより少ない人数で同じ量の業務をこなす必要があり、結果として労働時間が長くなっているのが現状です。
RPAでこれらの業務を自動化できれば、担当者の負担を軽減できます。また、人よりも素早く、正確に動作するRPAを活用すれば、業務品質や生産性の向上も実現可能です。
そのため、多くの企業がRPAを新たな労働力として導入しています。
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2.RPAの種類
RPAツールの選び方として、次の3種類による違いを認識する必要があります。
- クラウド型
- サーバー型
- デスクトップ型
この3種類には、それぞれに特徴やメリット・デメリットがあります。
まずはどのRPAツールが自社に適しているのかを見極めて、その上でより細かいポイントを見ていくようにしましょう。
2-1.クラウド型
クラウド型は、インターネットを通じてシステムを利用するRPAツールです。後述するサーバー型やデスクトップ型のようにRPAをインストールして自社で管理する必要がなく、インターネット環境さえあればすぐに導入できます。
また、機能のアップデートも自動で行われていくので、メンテナンスの手間もありません。そのため、クラウド型RPAツールはIT知識がない人でも使いやすいといえます。
ただし、クラウド型RPAで自動化できる業務範囲はほかのタイプよりも限られています。基本的にWebブラウザ上で行う業務しか自動化ができず、パソコンにインストールされている自社システムなどを使った業務は自動化できません。
クラウドソフトを多く利用している企業にとっては非常に使いやすくて魅力的ですが、そうではない場合はほかのタイプを選ぶのが無難です。
2-2.サーバー型
サーバー型は、自社が保有するサーバーにインストールして利用するRPAツールです。
パソコンよりもスペックの高いサーバー上でRPAが動作するため、大量のデータを扱う業務を高速で行ったり、複数の業務をまとめて処理できたりと、大規模な自動化に取り組めるメリットがあります。
また、サーバー型RPAの多くは管理機能が充実しており、ロボットの数や利用状況を一括して管理できるので、大企業での導入に適しているのも特徴です。
しかし、サーバー型RPAは高機能であるがゆえに費用が高額になりやすく、数千万円の導入コストがかかる場合もあります。また、サーバーの手配やメンテナンスは自社で行わなくてはならないので、運用コストも大きくなりやすいのがデメリットです。
2-3.デスクトップ型
デスクトップ型は、パソコンにインストールして利用するRPAツールです。
パソコン1台からでも利用でき、サーバー型に比べるとコストをかなり抑えられるので、中小企業や小規模なチーム、担当者レベルでも導入しやすくなっています。
また、パソコンの管理者が各々の手でRPAを管理できる手軽さも大きなメリットです。
デスクトップ型RPAツールのデメリットとしては、「インストールしたパソコンでしか業務を自動化できない」「サーバー型RPAに比べると処理能力が落ちる」などが挙げられます。
ココがポイント
デスクトップ型RPAは機能やコスト、導入難易度などのバランスが取れているので、最初はデスクトップ型RPAを基準に考えみるのもおすすめ
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3.RPAの選び方7つを解説
RPAを選ぶ際に、押さえておきたいポイントは7つあります。
- 選び方①：費用で選ぶ
- 選び方②：使い勝手で選ぶ
- 選び方③：カスタマイズ性の高さで選ぶ
- 選び方④：自動化したい業務との相性で選ぶ
- 選び方⑤：セキュリティの高さで選ぶ
- 選び方⑥：サポート体制で選ぶ
- 選び方⑦：無料トライアルの有無で選ぶ
RPAの選び方が分からないと頭を悩ませている方は、ぜひ参考にしてください。
3-1.費用で選ぶ
世の中には数多くのRPAが存在しますが、どのツールを導入するかで費用は大きく異なります。一般的には高機能なツールほど高くなりますが、自社で使わない機能が含まれていては意味がありません。
反対に、いくら費用が安くても、うまく使いこなせずに業務を自動化できなければムダに終わってしまいます。
単純に安いから・高いからなどの理由で決めるのではなく、自社の求める機能と費用のバランスがとれており、十分な費用対効果が見込めるRPAツールの導入が重要です。
3-2.使い勝手で選ぶ
せっかくRPAを導入しても、自社の従業員が使いこなせなければ意味がありません。RPAは現場の担当者が活用する機会が多いと考えられるので、ITの知識のない人でも操作しやすいツールを選びましょう。
ひと昔前のRPAツールはプログラミングなどの専門知識が必要でしたが、最近では専門知識のない人でも手軽に扱えるソフトウェアが増えています。
マウスのドラッグ&ドロップ操作だけでロボットを作成できたり、人が業務を行う様子を録画してそのまま再現したりと、RPAツールは年々使いやすくなっています。
そういったツールを導入すれば、現場の担当者自身が業務の自動化に意欲的に取り組める点がメリットです。使い勝手の良さは導入の成功に繋がるため、RPAツールの選び方として押さえておきましょう。
3-3.カスタマイズ性の高さで選ぶ
RPAを導入する目的によっては、カスタマイズ性の高さが重要になる場合があります。単純な業務の自動化ではカスタマイズ性がそれほど重要でなく、RPAツールの機能をそのまま使えば事足ります。
しかし、大規模な業務の自動化を検討している場合は、自社専用にRPAツールをカスタマイズしなければならない可能性があります。
一般的に、クラウド型だとカスタマイズ不可のツールが多くなっています。カスタマイズ性の高さを重視するのであれば、デスクトップ型かサーバー型の中から選定するようにしましょう。
3-4.自動化したい業務との相性で選ぶ
RPAの導入時には、事前にどういった業務を自動化したいかを検討しておき、その業務との相性のよいツールを導入すべきです。
たとえば、Webブラウザ上で動くクラウドソフトをよく利用しており、自動化したい業務もWebブラウザ上で完結するのであれば、クラウド型RPAが最適です。
また、全社規模の大規模な業務の自動化には、サーバー型RPAが適しています。
もうひとつのデスクトップ型は、各担当者のパソコン内で完結するような小規模な業務を自動化するのにおすすめです。
ほかにも、RPAツールの中には特定の業界・業種に特化したソフトウェアも存在しています。自社が自動化したいと考えている業務とピッタリ合えば、業界特化型RPAツールの導入を検討するのもポイントです。
3-5.セキュリティの高さで選ぶ
情報の価値が高まり、サイバー攻撃などの被害が深刻化している昨今では、情報セキュリティは企業の大きな課題です。情報漏洩のリスクやトラブルの発生を防ぐために、RPAツールの選び方として、セキュリティの高いソフトウェアを優先的に採用する必要があります。
サーバー型RPAは比較的セキュリティ機能が充実しており、政府機関や金融業界のような機密性を重視する用途で導入されているソフトウェアが多くあります。
ハイレベルなセキュリティ機能を求めていなくても、最低限の機能は備わっているツールの導入がおすすめです。
3-6.サポート体制で選ぶ
サポート体制の充実度は、RPAの選び方で特に重要なポイントのひとつです。
RPAを使っていると、「RPAが突然停止してしまった」「どうやって設定すればよいか分からない」といったように、さまざまなトラブルが発生します。
そんな時、RPAツールのベンダーからすぐにサポートを受けられる環境なら、安心してシステムを利用できます。また、RPAを導入直後は使い方が分からずに悩む人も少なくありません。
ベンダーによっては各種設定を代行してくれたり、従業員に向けた研修を行ってくれたりもするため、それらのサポート体制もあわせてチェックするのもポイントです。
3-7.無料トライアルの有無で選ぶ
RPAツールの中には、導入を検討している企業に向け無料トライアルのソフトウェアもあります。
無料トライアルをせずにいきなり導入してしまうと、思ったよりも使いにくかったり、自動化したい業務と相性が合わなかったりするケースもあります。
特に、ITの知識が乏しい企業はRPAの導入・運用時にトラブルが発生しやすいため、できる限り無料トライアルのあるツールを選定し、実際の使用感を確かめてから最終的な導入可否の判断が重要です。
4.RPA導入を成功させるポイント
RPAはあらゆる企業の課題を解決するのに役立ちますが、導入方法を間違えてしまうと逆に手間が増えてしまう恐れがあります。
そこで、RPAの導入を成功させるために最低限押さえておきたいポイントを3つご紹介します。
4-1.導入目的を明確にする
RPAに限らず、ITツールを導入する際は導入目的の明確化が重要です。
- なぜRPAを導入するのか？
- どんな業務を自動化したいのか？
- RPAツールの何を重視するのか？
これらの内容について整理しておくと、自社に適したRPAツールも定まります。また、導入目的を明確にするには、現状把握が重要なので、事前に自社で行っているパソコン業務を洗い出しておくのがおすすめです。
4-2.自動化したい業務を洗い出す
RPAはどのような業務も自動化できる万能ツールではありません。そのため、自動化できる業務・できない業務を見極める選別が重要です。
RPAの導入事例を調べたり、ベンダーに教えてもらったりしながら、RPAでの自動化に適した業務を見つけ出します。
また、自動化できる業務のなかで優先順位をつけるのもRPAの導入作業に必要です。自動化が容易で、かつ高い効果が見込める業務から優先的に取り組んでいくと、RPAを効率的に運用できます。
ココがポイント
作業手順自体の見直しを行えば、さらなる業務の効率化を目指しやすい
4-3.スモールスタートで成功体験を増やす
RPAを導入する際は、スモールスタートで少しずつRPA化の範囲を広げていくのがおすすめです。いきなり大規模にRPA化を進めてしまうと、RPAの設定ミスなどが原因でトラブルが起こりやすくなります。
また、導入してすぐの頃は運用体制の構築も不十分になりやすく、トラブル対応が遅れ業務に大きな支障が起きてしまう可能性もあります。
RPAを導入して間もない頃は、失敗しても影響が少ない業務から徐々に自動化するのもポイントです。小さな成功体験を増やしながらシステム化する業務を増やしていくと、RPAの運用に失敗しにくくなります。
4-4.マニュアル・社内研修を行う
RPAを実際に使うのは、現場の担当者が多くなっています。RPAを企業内に浸透させるためにも、現場担当者へ向けたマニュアルや社内研修などを十分に行う必要があります。
しかし、自社だけでは社員教育の徹底が難しいケースがあるのも事実です。
そういった場合は、RPAツールのベンダーが提供するサポートを利用するのがおすすめです。ベンダーによっては、サポート内容に現場担当者への教育も含んでいる場合があります。
企業内でより多くの人がRPAを使いこなせるようになれば、どんどん業務が自動化されていき、企業全体の生産性向上が期待できます。
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