社内の定型業務を自動化できる仕組みから、注目を集めているRPA（Robotic Process Automation）ツール。
人材の確保に悩む中小企業での人手不足の解消や、生産性向上が期待されています。
しかし、導入を検討する中小企業にとってはまだまだ未知のツールで、RPAツールの使い方に不安を感じている方もいらっしゃるでしょう。
そこで本記事では、RPAの概要から始まり、RPAの効果的な使い方と注意点を解説します。これからRPAの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
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1.RPAとは？
RPAは、パソコンを使って行う業務の一部をロボットが代行してくれる仕組みです。ロボットとは言っても実体はなく、パソコンやサーバー内にインストールするソフトウェア型のロボットです。
企業ではさまざまなバックオフィス業務が行われていますが、単純作業を定期的に繰り返すだけの定型業務が多くあります。定型業務をすべて人の手で行っていると、時間がかかるため効率的ではありません。
昨今では、人手不足が深刻化している背景もあり、各企業が業務の効率化を進めています。その中で、特に業務の効率化に役立つと期待されているツールがRPAです。
RPAツールは、データの入力・転記・照合といった単純ではあるものの手間がかかる業務を自動化できます。
人のように疲れを知らず、教えられた業務を忠実にこなしてくれるため、「デジタルレイバー」や「仮想知的労働者」とも呼ばれており、企業での貴重な労働力のひとつとして数えられるまで認知されています。
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2.RPAに求められること
RPAツールの導入で、企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、RPAツールの導入メリットに加えて、具体的にどのような業務を自動化できるのかをご紹介します。
2-1.RPA導入のメリット
RPAツールの導入による主なメリットとしては、次の3つが挙げられます。
- 人手不足の解消
- 生産性の向上
- 業務品質の向上
それぞれ詳しくみていきましょう。
2-1-1.人手不足の解消
少子高齢化に伴って人手不足が深刻化している昨今では、多くの企業が人材確保に苦戦しています。
そのような状況の中で、必ずしも人がやらなくてもよい単純作業に多くの人手が取られていては、企業の成長を阻害することになりかねません。
RPAツールを導入すれば、パソコンで行う単純作業の多くを自動化できます。人の代わりの労働力としてRPAツールを積極的に活用していけば、人手不足の解消効果も期待可能です。
2-1-2.生産性の向上
RPAツールはロボットが働く仕組みのため、人と違って24時間365日働き続けられます。疲れて業務スピードが落ちる心配もないため、同じ業務を人が行うよりもはるかに早く作業を終わらせられるケースがほとんどです。
RPAツールにどんどん業務を任せていけば、企業の生産性は格段に向上するでしょう。
また、手間のかかる業務をRPAツールに任せれば、長時間労働や休日出勤をなくせるため働き方改革も実現できます。
さらに、従業員が人にしかできない付加価値の高い業務に集中できる環境づくりに役立つため、企業の競争力も向上していくと期待されています。
2-1-3.業務品質の向上
RPAツールは、事前に教えられた手順に沿って忠実に動作します。「疲れて集中力が落ちた」「コピペミスをした」「数字の桁を誤った」などのトラブルが起きないため、ミスが発生する確率を大幅に下げられます。
人が作業をしていると、注意不足や疲れによるミスが少なからず発生するものです。同じ作業を延々と繰り返しているとミス自体に気づけず、後から手直しをするときもあるでしょう。
RPAツールは正しい使い方をすればヒューマンエラーを一切無くせるため、業務品質の向上にも役立ちます。
ココがポイント
RPAの導入は企業が抱えている課題解消に役立つ
2-2.RPAの活用事例
RPAツールの活用に適しているは、一定のルールに従って同じ作業を繰り返し行う定型業務です。
具体的には、次のような定型業務を自動化できます。
- 業務日報の作成
- 会計ソフトへの転記や仕訳入力
- 交通費精算や経費精算
- Webサイトでの情報収集
- アンケート結果や口コミ・レビューの集計
- 見込み顧客リストの作成
- メールでの通知や自動応答
- 残業時間や有給休暇率の管理
RPAツールの導入効果が特に高いのは、定型業務の多い経理部門や人事・総務部門です。
すでに多くの企業がこれらの部門にRPAツールを導入し、業務工数を削減しています。
しかし、それ以外の部門でもRPAツールを活用できるシーンが多くあります。
たとえば、営業部門の業務は人でなければできないイメージがあるものの、細かく分析すると、RPAツールで自動化できる定型業務があるのも事実です。
仕様や価格が明確に決まっていれば、見積書の作成を自動化できますし、販売状況や在庫状況の集計を自動化すれば、営業戦略を練るための準備の手間をなくせるでしょう。
このように、RPAツールの使い方を正しく押さえておけば企業内のさまざまな業務を効率化できます。
3.RPAの誤った使い方とは？
ここまでで、RPAツールの概要やメリット、活用事例をご紹介しました。
企業の人手不足の解消や生産性向上に役立つRPAツールですが、誤った使い方をしているとメリットを得られず、デメリットが目立つようになってしまいます。
ここでは、RPAツールの誤った使い方についてご紹介します。RPAツールを正しく使ってメリットを最大限に得るための参考にしていただきたいです。
3-1.RPAにも限界がある
残念ながら、RPAツールはどのような業務でも自動化できる万能なツールではありません。
RPAツールにも限界があるため、「自動化出来る業務の種類」や「間違ったRPAツールの使い方」といった詳細の把握が重要です。
RPAツールでの自動化に適さない業務の特徴を、次の3つに分けて解説いたします。
- 都度人の判断が必要になる業務
- 業務内容や手順が頻繁に変わる業務
- パソコンやサーバーで処理できない業務
ココがポイント
RPAは適切な管理と運用方法が求められる
3-1-1.都度人の判断が必要になる業務
基本的に、RPAツールはAIのように自ら判断して行動できません。そのため、手順やルールが明確に決まっておらず、都度人が判断をしながら行う業務は自動化できない点を覚えておきましょう。
RPAツールが動くには、あらかじめ業務内容や手順を「シナリオ」としてロボットに覚えさせる必要があります。
画面のどこを見て、どのボタンを触るか、といった細かい動作を設定していくため、「シナリオ」を作れるかどうかが、RPAツールで自動化できる業務かを判断する基準の1つです。
3-1-2.業務内容や手順が頻繁に変わる業務
業務内容や手順を明確に決められる業務でも、その中身が頻繁に変わる業務はRPAツールで自動化するのに適していません。変更があるたびにRPAツールの設定変更をしなければならないため、非常に手間がかかります。
設定変更を怠ってしまうと、RPAツールは間違った作業を延々と繰り返すため、業務が停止するなど重大なトラブルに発展してしまう可能性があります。
メンテナンスを怠っていると、いつの間にか停止して業務に支障を来す恐れがあるため、注意が必要です。
3-1-3.パソコンやサーバーで処理できない業務
RPAツールはパソコンやサーバー内で動作するロボットのため、当然ながらパソコンやサーバーで行えない業務は自動化できません。
また、業務で扱うデータ量が膨大でパソコンやサーバーの処理能力を大きく超えてしまう場合にも、RPAツールが停止してしまう可能性が高まります。
3-2.RPAの誤った使い方の具体例
RPAツールで自動化できる業務であっても、誤った使い方をしていると逆に業務効率が下がったり、思わぬ弊害が出たりする恐れがあります。
ここでは、RPAツールの誤った使い方の具体例と対策を次の2つに分けてご紹介します。
- 無駄な業務までRPA化してしまう
- RPAがブラックボックス化してしまう
3-2-1.無駄な業務までRPA化してしまう
自動化できる業務だからといって、すべての業務をRPA化すべきではありません。
たとえば、業務を行う頻度が少なく、それほど人の工数がかからない業務であれば、RPAツールを設定する手間の方がかかってしまう可能性があるため、自動化すべきではないといえます。
RPA化する業務の選定では、「その業務は本当に必要か」「ほかの業務に置き換えたり統合したりできないか」「その業務にどれくらいの人の工数がかかっているか」などの精査をおすすめします。
その上で、自動化の効果が十分に得られる業務だけをRPA化するようにしましょう。
3-2-2.RPAがブラックボックス化してしまう
企業内や部門内で一部の人しかRPAツールを使いこなせない状況では、その人の転職や異動によってRPAツールがブラックボックス化してしまう恐れがあります。
別の人が新たな業務を自動化しようとしたり、既存の業務の設定変更をしようとしたりする際に、操作方法が分からずに使えなくなる可能性があるため、対策を取らなければなりません。
対策の具体例としては、RPAツールの使い方マニュアルの整備や従業員への教育、チーム単位での運用体制を構築するといった内容が挙げられます。
4.RPAの効果的な使い方
RPAツールのメリットを最大限に得るには、効果的な使い方を意識することが重要です。
導入した企業の中には、なかなかRPAツールを使いこなせずに失敗に終わる企業もありますが、コツを掴んでおけば導入を成功させられます。
ここでは、RPAツールの効果的な使い方を2つご紹介します。
- RPA化による小さな成果を増やす
- ベンダーからのサポートを活用する
4-1.RPA化による小さな成果を増やす
せっかくRPAツールを導入しても、自社内で定着しなければ意味がありません。
ITスキルの高い一部の人しかRPAツールを使ってくれないと悩んでいる企業は多いため、現場の担当者が積極的に使ってくれるような工夫が求められます。
そこで効果的なのが、業務のRPA化による小さな成果を増やして機能を周知する立ち回りです。RPAの正しい使い方で効果が明確に分かる業務を自動化し、現場の担当者に「楽になった」と実感を持ってもらいましょう。
RPAツールの扱いに慣れていない段階で広範囲に自動化を進めると、設定ミスなどで業務が停止してしまうリスクがあります。
そういったリスクを避ける意味でも、小さな成果を積み重ねてRPAツールを徐々に周知する丁寧さが重要です。
ココがポイント
担当者や周囲の理解があると業務効率化の案が出やすくなる
4-2.ベンダーからのサポートを活用する
RPAツールを使いこなすには、そのツールを開発したベンダーからサポートを受けるのが効果的です。
RPAツールの基本的な使い方や自動化に適した業務の選び方、設定方法などをしっかり教わっておけば、使いこなせずに失敗する可能性が下がります。
また、導入時のサポートだけでなく、導入後のサポートが充実しているベンダーを選ぶのもポイント。RPAツールを利用していると、突然停止したり、想定していない動きをしてしまったりといったトラブルが少なからず発生します。
トラブル続きだと、従業員がRPAツールを無意識に避けてしまう可能性も高まるでしょう。導入後のサポートが充実しているベンダーなら、故障やトラブルが起こった際に相談すれば原因を解消してくれるため、安心して周囲の人も利用しやすくなります。
5.RPAツールの導入問題を解決するRaBit
本記事では、RPAツールの概要やメリット、活用事例に加えて、誤った使い方・効果的な使い方の両方をお伝えしました。
RPAツールの使い方を適切に押さえれば、定型業務の自動化によって大きなメリットを得られます。人手不足の解消や生産性向上に取り組みたい企業の方は、RPAツールの導入を検討していただければ幸いです。
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