「RPAツールは意味がないという声もあるが、実際のところどうなんだろう？」
RPAツールの導入を検討している方の中には、このような悩みを持って不安に感じている方もいるのではないでしょうか？
RPAツールの導入の仕方や使い方を間違えてしまうと、業務効率を改善するどころか、逆に手間がかかってしまう可能性があります。RPAツールを導入した意味がなくならないようにするには、正しい知識を身につけておかなくてはなりません。
そこで本記事では、RPAツールの「意味がない使い方」をご紹介します。
”ダメな例”をもとに、RPAを導入する際の対策を考えてみましょう。RPAツールは正しく導入して運用すれば、業務効率の改善に必ず役立ちます。
ぜひ、本記事を参考にしてみてください。
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1. RPAツールの特徴は？
RPAツールは、人がパソコンを使って行う単純作業や定型業務を自動化できるソフトウェアです。
正式には「Robotic Process Automation(ロボティックプロセスオートメーション)」といい、「ロボットによる業務の自動化」の意味を持ちます。RPAツールを導入すれば、データ入力や伝票処理、メール送信といったデスクワークの一部を自動化できます。
RPAツールの導入によって企業が得られる主なメリットは次の通りです。
- 業務効率の改善
- 人件費の削減
- 人手不足の解消
- ヒューマンエラーの防止
2. RPAツールの意味がないと感じるポイントは？
企業では膨大な量のデスクワークを人の手で行っています。
RPAツールを導入して生産性の低い作業を自動化できれば、業務効率を改善できると期待する方も多くなっています。しかし、なかには「RPAツールを導入しても意味がない」と感じる企業の存在も……。
RPAの意味がないと感じてしまう事例がどのようなケースかみていきましょう。
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2-1. 導入後の効果が実感できない
- 「導入したRPAツールが、自動化したい業務に対応していなかった。」
- 「業務手順の一部しか自動化できず、人の作業が多く残ってしまった。」
せっかく時間とコストをかけてRPAツールを導入したにも関わらず、導入後の効果が実感できない悩みが後をたちません。RPAツールはどのような業務も自動化できる万能なツールではなく、一定のルールに則った作業しかRPA化できない点に注意が必要です。
実導入の前にRPAツールで自動化できる業務や、できない事例の正しい把握をおすすめします。
ココがポイント
RPAツールは一定のルールに則った作業しかRPA化できない
2-2. 突然の故障やトラブルが多い
- 「RPAツールが突然動かなくなり、業務を止めてしまった」
- 「RPAツールが間違った処理をしてしまい、人の手で修正する羽目になった」
RPAツールの突然の故障やトラブルに悩む企業もあります。
RPAツールはソフトウェアのため、何らかの原因で動かなくなる事例も当然あります。また、あらかじめ設定した通りに動くロボットのため、人が設定した内容にミスがあれば、ミスの内容をそのまま繰り返し続けてしまう点に注意が必要です。
故障やトラブルが発生した際に素早く対処できる体制を構築しなければ、トラブル対応で手間が掛かってしまうため、RPAを導入した意味がないと感じてしまうケースがあります。
ココがポイント
RPAツールは設定ミスも含めて、設定した内容どおりに作業を繰り返す
2-3. メンテナンスの手間がかかる
- 「操作方法が難しく、設定に時間がかかってしまう」
- 「一部の人しか扱えず、ブラックボックス化してしまう」
RPAツールのメンテナンスに課題を感じる企業は少なくありません。RPAツールは「一度設定すれば終わり」ではなく、業務手順が変わればその都度設定を変更する必要があります。
操作が複雑で分かりにくかったり、プログラミングの知識が必要だったりすると、メンテナンスをする度に手間がかかってしまう点に注意が必要です。
メンテナンスの手間を掛けたくない場合は、「簡単に設定ができるRPAツールの選定」「運用マニュアルの整備」「サポートの手厚いベンダーを選ぶ」などの工夫が求められます。
ココがポイント
RPAツールは業務手順が変更された場合、、都度設定の変更が必要となる
3. RPAツールの意味がない使い方は？
ここでは、RPAツールの意味がない使い方として5つの事例をご紹介します。
RPAツールの導入・運用でRPA化に成功するポイントとして、RPAツールの意味がない使い方とはどのようなものか押さえておきましょう。
3-1. 目的が分からないまま導入してしまう
RPAツールに興味を持った上層部からの指示などで、目的が分からないままRPAツールを導入すると失敗しやすくなります。
何を実現したいのかが明確になっていなければ、自社に合ったRPAツールの選定は難しく、効果的な運用も期待しづらくなってしまう点にご注意ください。
RPAツールの導入にはそれなりのコストがかかります。
RPAツールの選定を始める前に自社内で綿密に打ち合わせを行い、導入する目的を明確に定めておきましょう。
3-2. 自社に合ったRPAツールが分からず適当に選定してしまう
RPAツールは数多くあり、それぞれに特徴があるため選定が難しくなっています。とはいえ、適当に選定してしまうと、想像よりも自社に適しておらず導入後に「思ったより自動化できずRPAの意味がない」と後悔する可能性が高くなります。
自社に適したRPAツールを選ぶには、押さえておくべきポイントがいくつかあります。
たとえば、RPAツールは「デスクトップ型」「サーバー型」「クラウド型」の3種類に分けられており、会社の規模や予算、自動化したい業務内容によって適した種類をある程度絞れます。
ポイントを押さえた選定により、RPAツールの導入で失敗する可能性が低くなります。
ココがポイント
RPAツールは会社の規模や予算、業務内容に応じて適した種類を選ぶ必要がある。
3-3. 業務効率改善の目標が決まっていない
RPAツールの導入効果を測るには、事前に業務効率改善の目標を決める必要があります。
多くの場合、目標は工数削減ですが、元々どの程度の工数がかかっているのかを把握しないまま導入すると、思ったよりも効果が出ておらずRPAの意味がないと感じてしまう場合も。
あらかじめ業務効率改善の具体的な目標数値を定め、条件をクリアできそうなRPAツールを選定・運用すれば、導入効果を実感できます。
3-4. RPA化したい業務が定まっていない
RPAツールで自動化できるのは、業務手順やルールが決まっている定型業務に限られます。
人の判断が伴う業務や、イレギュラーが多い業務は自動化できません。
RPAツールで自動化できる業務の特徴を把握せずに、どのような業務でも自動化できると考えてしまうと失敗しやすくなります。
自社で行っている業務を洗い出し、自動化できる作業とできない作業を仕分けした上で導入することをおすすめします。また、「自動化できない業務の手順を見直して自動化できるように変える」といった考え方を持てば、RPAの導入効果を高められます。
ココがポイント
RPAツールが自動化出来る作業は、定型業務に限りイレギュラーが多い作業の自動化はできない。
3-5. サポート体制がない・社内で分かる人がいない
「RPAツールのサポート体制がない」「社内で操作方法を分かる人がいない」といった状況はRPAを導入した意味が薄れてしまいます。故障やトラブルが起こっても対応ができず、場合によっては大きな損害が発生する可能性も……。
RPAツールを選定する際は、サポート体制を必ず確認しておきましょう。
自社のITレベルに関わらず、サポート体制の充実しているRPAツールを選べば万が一のトラブル時も安心できます。また、RPAツール自体の操作性を配慮して、現場担当者が問題なく扱えそうか実地試験を行うべきです。
RPAツールには無料トライアルを実施しているソフトもあるため、事前に利用して使用感を把握しておきましょう。
4. RPAツールの導入時に気をつけたいポイント
ここまでに紹介した内容を踏まえて、RPAツールの導入時に気をつけたいポイントをまとめました。
「RPAツールを導入した意味がない」と後悔しないために、自社でRPAツールを導入している方はぜひご参考にしてください。
- 選定に入る前に、RPAツールを導入する目的を明確に定めておく
- 自社で行っている業務を洗い出し、RPAツールで自動化できそうか仕分けしておく
- RPAで自動化できそうにない業務は、現行の業務手順を見直して自動化できないかも検討しておく
- 業務効率改善の目標を決めておく
- 自社の目的や業務内容に合ったRPAツールを選定する
- サポート体制の充実しているRPAツールを選定する
- RPAツールの操作性を重視し、無料トライアルなどで確認しておく
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