新型コロナウイルス感染症の影響により、急速に業務のデジタル化が進んでいます。しかし、中小企業の多くは急激な変化に対応できず、デジタル化に悩まされている状況です。
そのような背景をもとに、近年ではロボットを使って業務を自動化するRPAツールが注目を集めています。RPAツールはこれまで人の手で行われていた定型業務の多くを自動化し、急速な業務のデジタル化に対応します。
しかし、RPAの本格的な普及はこれからであり、特に中小企業ではまだまだ検討段階です。そこで本記事では、RPAの導入を検討している中小企業向けに、RPAの導入メリットやデメリットを詳しく解説します。
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1. RPAとは何か？
RPA(Robotic Process Automation)とは、ホワイトカラーのデスクワークをロボットが代行して自動化する概念です。そして、業務の自動化を実現するロボットはRPAやRPAツールと呼ばれます。
ロボットといっても、RPAはソフトウェア型のロボットで実体を持たず、パソコンやサーバーにインストールするシステムです。RPAを使って業務を自動化する過程は「RPA化」とも呼ばれます。
RPAを動かすには、人が行っている業務の手順を「シナリオ」としてロボットに覚えさせる必要があります。一度シナリオを登録すれば、RPAは覚えた手順通りに動いて、さまざまな業務を自動化してくれます。
RPAツールで自動化できる業務の例をいくつかご紹介します。
- Webでの情報収集
- 受発注情報の登録
- 経費精算や交通費精算
- データの整合性チェック
- 定型文での自動応答
- 定期レポートの作成
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2. RPAのメリットとは？
RPAの市場規模は拡大し続けており、導入を検討する企業が増加しています。RPAの導入によって得られるメリットは非常に大きく、企業の持つ課題を解決できるからです。
ここでは、RPAのメリットとして代表的な5つの事例をご紹介します。
- 単純作業の解消
- コストの削減
- ヒューマンエラーの削減
- 生産性の向上
- 現場目線でカスタマイズが可能
自社の持つ課題と照らし合わせつつ、RPAのメリットを押さえていただければ幸いです。
2-1.単純作業の解消
RPAを導入すれば、これまで人がパソコンで行っていた単純作業や定型業務の多くを自動化できます。
特に、経理や人事といったバックオフィスには単純作業や定型業務が多く、RPAで自動化するシステムを構築すれば人の負担が大きく減るメリットがあります。
RPAによる完全な自動化に失敗しても、作業の一部をRPAに代行してもらうだけで業務の効率化を実現可能です。自社で行っている業務の手順を細分化して考え、RPAで自動化できそうな作業は積極的にRPA化すると単純作業の負担を大幅に解消できます。
2-2.コストの削減
RPAは「デジタルレイバー」や「仮想知的労働者」とも呼ばれます。RPAを人に代わる労働力として捉えた言葉であり、「RPAが単なるソフトウェア以上の存在」になり得る実力を示しています。
RPAはソフトウェアのため、24時間365日働き続けられる点がメリットです。また、疲労によって作業スピードが落ちる心配も必要ありません。
RPAを使って業務の回転率や効率を改善すれば、従来よりも少ない人数で現場が回るようになり、結果として人件費などのコストを削減できます。
もちろん、RPAの導入にもコストはかかりますが、人件費に比べると安く抑えられるケースが多くなっています。
2-3.ヒューマンエラーの削減
RPAは、あらかじめ覚えた手順に従って忠実に動きます。また、ソフトウェアであるRPAは疲労を感じず、一定の作業品質を維持するため、ミスが発生する確率を大幅に下げられます。
人が作業をしていると、不注意や疲れによるヒューマンエラーの発生は避けられません。特に、繰り返し作業を行っているとミス自体に気づけない可能性も高くなり、そのまま外部に流出する恐れがあります。
ミス無くカンペキに作業を繰り返すRPAツールにはヒューマンエラーを削減できるメリットがあり、業務品質の向上を実現できます。
2-4.生産性の向上
RPAを導入して単純作業や定型業務を自動化すると、これまで業務に割かれていた時間をほかの業務に当てられるようになります。
たとえば、戦略の立案や新製品の企画、業務改善など人にしかできない創造的な業務に注力すれば、企業の生産性を大きく向上できます。
また、業務をRPAに任せれば長時間の残業や休日出勤も減るメリットがあり、働き方改革の実現も可能です。
従業員の満足度が高まって企業価値が向上し、これから迎える人材不足の時代も優秀な人材を確保しやすくなるなど、RPAツールには人材不足の課題を解消するメリットがあります。
2-5.現場目線でカスタマイズが可能
RPAは、ほかのシステムやソフトウェアに比べると汎用性の高いツールが多い傾向にあります。
特定業務に特化したツールや、汎用的に使えるツールなど幅広い種類があり、導入後に自社の現場目線でカスタマイズできる点がRPAのメリットです。
また、RPAツールの中には、カスタマイズにプログラミングなどの高度なITスキルが求められないソフトウェアも増えつつあります。
現場の担当者レベルでも感覚的に扱えるなど、専門のIT部門がなくても業務の自動化に取り組める導入のしやすさはRPAの大きなメリットだといえます。
3.RPAのデメリットとは？
ここまで、RPAのメリットについて紹介してきましたが、デメリットも当然ながら存在しています。メリットとデメリットの両方を把握した上で、RPAの導入を検討しましょう。
ここでは、RPAのデメリットとして代表的な3つの事例をご紹介します。
- 必ずしもコスパがよいとは限らない
- 業務変更に伴う修正が必要である
- 緊急停止のリスクがある
それぞれ詳しくみていきましょう。
3-1.必ずしもコスパがよいとは限らない
RPAは導入・運用どちらにも相応のコストがかかります。たとえば、導入時にはRPA自体の導入コストに加えて、ツールやRPA化する業務の選定、トライアル作業、使い方の研修など多くの工数が必要です。
また、RPAの導入後にも、使用費や電気代を含む運用費といった形でランニングコストが求められます。ほかにも、RPAに業務の手順を覚えさせるための設定や、メンテナンス対応など、業務以外の細かい部分をサポートしなければなりません。
そのため、RPAを導入する際は費用対効果をもとに、自動化できる業務などを徹底的に可視化させる事前検討が重要です。
相応のコストがかかるにも関わらず、RPAで自動化できる業務が少なかったり、設定やメンテナンスの手間が膨大になったりすると、RPAのメリットが薄れてしまいます。
3-2.業務変更に伴う修正が必要である
RPAを動かすには、人が行っている業務の手順を「シナリオ」としてロボットに覚えさせなければなりません。
一度システムに手順を登録すれば、ミスなくカンペキに繰り返す点がRPAツールのメリットですが、言い換えれば業務内容や手順が変わるたびに覚えさせ直す必要があります。
つまり、RPAは「導入するだけで業務の自動化を図れるソフトウェア」ではありません。業務変更などに伴い、継続的なメンテナンスが求められるツールです。
業務の手順変更が頻繁に起こったり、シナリオの設定変更が難しかったり。RPAツールの使い勝手によって、現場の担当者に掛かる負担は大きく変わります。
業務変更に合わせて修正が必要な点を踏まえ、「設定変更のしやすさ」「ベンダーのサポート力」などを重視すると、RPAツールのメリットを受けやすくなります。
3-3.緊急停止のリスクがある
RPAツールはソフトウェアのため、障害やバグによってシステムが緊急停止してしまう可能性があります。すぐに復旧できなければ業務が滞り、事業に大きな損害を与えてしまうかもしれません。
RPAが緊急停止するリスクを考慮し、障害発生時は人が代わりに業務できる段取りをマニュアル化する必要があります。
RPAのトラブルを想定してマニュアルを事前に準備しておけば、不測の事態も柔軟に対応可能です。
パソコンやサーバーの負荷状況をチェックしたり、日々のメンテナンスを十分に行ったりするなど、緊急停止時のリスクを低減できる仕組みの構築が重要です。
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サポート力の強いベンダーなら、緊急時のトラブルにも対応しやすい
4. RPAの活用を成功させるポイント
RPAのメリットを押さえて運用を成功させるには、いくつか抑えておきたいポイントがあります。
- RPAのサポート体制を構築
- ベンダーとの関係構築
- 初めのうちは動作テストで確認
- 他のツールとの連携
RPAのメリットを最大限に得るために、ご参考にしていただければ幸いです。
4-1.RPAのサポート体制を構築
「RPAが緊急停止した」「業務変更に伴う修正が必要」といった際に、社内でRPAに詳しい人がいなければ対応に時間が掛かってしまいます。
できるだけ社内でRPAに関する専属のチームを作り、不慣れな現場担当者をサポートできる環境づくりが重要です。
プログラミングの知識が必要ないRPAを利用すれば、IT部門の従業員でなくてもシステムを運用できます。
ベンダーに相談するのもよいですが、自社で問題を解決できるサポート体制を構築しておけば、RPAのメリットをより効果的に発揮できます。
4-2.ベンダーとの関係構築
RPAの活用を成功させるには、ベンダーによるサポートが欠かせません。ベンダーから得られるサポートとしては、次のような事例が挙げられます。
- 導入前のトライアル支援
- 従業員への操作方法等の研修
- RPA化する業務の選定支援
- シナリオ作成支援
- 導入後の電話サポート・メールサポート
ベンダーによってサポートの範囲が異なるため、サポート内容も考慮した上でRPAを選定するのもポイントです。
4-3.初めのうちは動作テストで確認
RPAに限らず、システムやソフトウェアは導入後すぐに適用範囲を広げすぎるとミスや障害が起こりやすくなります。
初めのうちは動作テストレベルで細かく確認をしていき、操作に慣れるまで段階を踏むなど、慎重にRPAを導入する丁寧さが重要です。
RPAの導入後は、1つの部門や1つの業務など細かい範囲でRPA化を行い、問題なければ徐々に範囲を広げていくと失敗しにくくなります。
4-4.他のツールとの連携
業務を自動化するときは、RPAとほかのツールを連携させると更にメリットを得やすくなります。
たとえば、RPAはパソコン上で動くソフトウェアのため、紙媒体を使った業務をデジタル化できません。しかし、文字認識機能を持つ「AI-OCR」などのツールと連携させれば、紙媒体の読み込みやデジタル化まで自動化が可能です。
新型コロナウイルス感染症の影響でデジタル化が進んだとはいえ、企業には紙を使った業務が数多くあります。RPAとAI-OCRの連携は、紙媒体を主軸に業務を進めている企業のデジタル化にも役立ちます。
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