社内の業務自動化を図るツールとして、RPAとOCRが注目されています。手作業で時間のかかっていた業務を自動化して、人手不足の解消や労働時間の短縮を実現したい中小企業も多いでしょう。
しかし、業務の自動化を実現するにあたって、以下のような疑問もあります。
- 「RPAとOCRの導入で何ができるのか？」
- 「RPAとOCRの活用事例を知りたい」
実際のところ、自社の業務に適したツールを導入したいと考えていても、導入後の具体的なイメージが湧かずに導入に踏み出せない企業は少なくありません。
今回は、中小企業に向けたRPAツールの導入支援で単純作業の98%を削減した実績を有する弊社が、RPAとOCRの概要から具体的な活用事例まで詳しく紹介します。
本記事を最後までご覧いただければ、RPAとOCRで実現できた活用事例や、導入時の注意点まで把握できます。
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1.RPAとOCRについて
まずは、RPAとOCRがそれぞれどのようなツールなのかを解説いたします。
1-1.RPAとは
RPAの正式名称は「Robotic Process Automation」で、日本語にすると「ロボットによる業務の自動化」となります。人の代わりにパソコンを操作し、業務を自動化してくれるツールです。
RPAでは、手順やルールが明確に決まっている単純作業や定型業務を自動化できます。
手作業で行っていたデータ入力や情報収集など繰り返す業務の自動化によって、人手不足の解消や労働時間の短縮に役立つと期待されています。
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1-2.OCRとは
OCRは「Optical Character Reader（またはRecognition）」の略称で、日本語では「光学文字認識」などと訳されます。紙などをスキャンして画像データにした上で、書かれた文字を認識してデジタルデータに変換するツールです。
OCRは紙などに手書きで記された情報をデジタルデータに変換するためによく用いられています。OCR自体は数十年前からあるツールですが、文字認識の精度が課題となっていました。
しかし、近年ではAIを搭載したAI-OCRと呼ばれるツールが登場しており、より高精度な文字認識を実現しています。
ココがポイント
RPAとOCRは別々の機能を持ったツール
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2.RPAとOCRを組み合わせてできること
RPAとOCRはそれぞれ独自に発達してきたツールですが、両者をシステム的に組み合わせるとより導入効果が高まります。
たとえば、紙の帳票に書かれた情報をシステムに転記したい場合、RPAだけでは自動化ができません。RPAが扱えるのはデジタルデータに限られるため、紙に書かれた情報は事前に人の手でデジタルデータに変換する必要があります。
その場合、人が紙を見ながら直接システムに手入力をする方が早いため、RPAを使う意味がありません。
しかし、RPAとOCRを連携させれば上記の問題は解消できます。OCRで紙に書かれた情報をデジタルデータに変換し、RPAがそのデータを転記すれば、一連の業務にかかる作業の自動化が可能です。
近年ではあらゆる企業でデジタル化が進められていますが、いまだ紙を使った業務は残っています。紙資料関連の自動化はRPAだけでは難しいものの、OCRを組み合わせれば取り込み業務の自動化ができます。
ココがポイント
RPAとOCRを組み合わせれば、従来よりも幅広い業務を自動化できる
3.RPAとOCRの活用事例
ここでは、RPAとOCRを実際の業務で活用して効率化できる事例をご紹介します。自社の業務と照らし合わせながら見ていただければ幸いです。
3-1.勤怠管理
紙で書かれた勤怠情報をOCRで読み取り、RPAが勤怠管理システムに入力すれば、勤怠管理の自動化が実現します。
人材派遣業ではさまざまな企業に派遣した人の勤怠管理を行わなければなりませんが、派遣先企業によってフォーマットが異なる点がネックです。そのため、手書きの帳票を使わざるを得ないシーンもあります。
そのような場合にRPAとOCRを活用すれば、取り込み業務の自動化によって大幅な効率化が図れます。
3-2.紙のデータ化と自動照会
発注書などに書かれている商品名や数量をOCRでデータ化し、RPAで在庫管理システム内のデータと照合すれば、在庫状況を自動で照会できます。
RPAでは結果を自動で通知する仕組みもシステム化できるため、在庫状況の問い合わせに対して都度人が対応する必要がなくなります。
3-3.名刺からのメール送信を自動化
営業部門などでは、名刺の顧客情報をシステムに手入力してからダイレクトメールを送信する業務があります。RPAとOCRを活用すれば、このような業務も自動化が可能です。
名刺の枚数が多い場合は手入力をしていると相当な時間がかかってしまいますが、自動化すれば素早く顧客情報をシステムに反映できるため、スピーディに営業をかけられるようになります。
3-4.経理の帳票処理
請求書などの帳票処理では、取引先ごとに異なるフォーマットから必要な情報を抜き取って会計システムに転記していかなくてはなりません。
なかには紙で送られる帳票もあるためRPAだけでは自動化が困難ですが、OCRと組み合わせれば自動化ができます。
帳票をスキャンしてデジタルデータ化し、RPAがそのデータを処理すれば、経理担当者の負担を軽減できます。
請求書は月末に集中する会社が多く、なかには経理担当者が残業や休日出勤で対応せざるを得ないケースも。経理の帳票処理を自動化すれば、そのような長時間労働も解消できます。
3-5.手書きの申込書の処理
RPAとOCRを活用すれば、顧客から提出された手書きの申込書の処理も自動化できます。従来であれば人の手で手入力しなければならず、大規模な事業になると多くの人員と時間が必要ですが、自動化によって人件費を抑えられます。
特に、金融業界や保険業界のような申込書が多い業界では、RPAとOCRの組み合わせが効果的です。
ココがポイント
RPAとOCRの組み合わせで、ペーパーレスに対応できていない業務もデジタル管理が容易になる
4.OCRの注意点とは？
業務のデジタル化に役立つRPAとOCRの組み合わせですが、導入する際はいくつか注意事項があります。
OCRにはツールによって認識できる情報の得意・不得意があります。自社で使用している帳票類に対応しているか、事前の確認が大切です。
特に、手書きの文字を高精度に認識できるかどうかは、OCRがAIを搭載しているかによって大きく異なります。OCRの導入前には、必ず複数のサンプルを使って正しく情報を認識できるかをテストしてください。
また、OCRもRPAも導入には少なからずコストがかかります。自動化によって得られる工数削減効果とOCRやRPAの導入コストを比べ、費用対効果が出るか確かめる比較検討が重要です。
さらに、RPAとOCRを使う上でもう1つ注意したい点がサポート体制の充実度です。
特に、自社内でITに詳しい人材が少ない場合は、ベンダーからのサポートがなければ導入したツールをうまく活用できない可能性があります。ベンダーによってサポート内容は大きく異なるため、あらかじめ確認しておくのがおすすめです。
ココがポイント
RPA＋OCRの運用に不安があるときはベンダーのサポート力を要チェック
5.手作業を自動化するならRaBitがおすすめ！
弊社が提供するRPAツール「RaBit」では、データ入力や転記、精算処理といった時間のかかる手作業の98%を削減できます。「RaBit」の特徴は初期費用66,000円、月額10,450円からでも導入できるリーズナブルさであり、中小企業のお客様でも気軽に導入していただけます。
さらに、導入時には専任のエンジニアがヒアリングから導入までをワンストップで対応しており、自動化する業務の選定や設定のサポートも可能です。
ITスキルに自信のない方でも安心してご利用いただけるよう、RaBitではサポート体制の充実に注力しています。
また、弊社ではAI-OCRの「Rai」も開発しており、RPAとOCRをセットで提供できます。2つのツールを組み合わせれば、紙を使ったアナログな業務のデジタル化・自動化が実現可能です。
RPAとOCRの導入をしっかりサポートしますので、ご興味があればお問い合わせください。