誰にでもできる単純作業を自動化することで、生産性向上に役立つと期待されているRPA（Robotic Process Automation）。
事務作業のルーティンワークにRPAの導入を検討する中小企業は少なくありません。
しかし、RPAの具体的な導入イメージが湧かないといった意見もあり、「事務作業におけるRPA化の活用事例やメリットを知りたい」と感じている方は多いのではないでしょうか？
そこで今回は、RPAの概要から事務職におけるRPAの活用ポイントを解説します。本記事を最後まで読んでいただければ、RPA導入の具体的なイメージが膨らみ、事務作業の改善につながるでしょう。
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1.RPAとは何か？
RPA（Robotic Process Automation）は「ロボットによる業務自動化」を意味する言葉で、ホワイトカラーのデスクワークを効率化するツールとして注目を集めています。
RPAは、工業用のロボットやコミュニケーションロボットのような実体を持ちません。パソコンやサーバーにインストールして利用するソフトウェア型のロボットで、RPAのベンダーが開発したツールを購入するのが一般的です。
RPAを使って業務を自動化するには、その業務が完了するまでの作業手順を「シナリオ」と呼ばれる形でロボットに覚えさせる必要があります。
「どのような作業をしてほしいか」「どのような作業手順で行うか」といった情報をRPAに細かくインプットするだけで、さまざまな業務を人の代わりに行ってくれるのです。
RPAで自動化できる作業の具体例は、次の通りです。
- 表計算ソフトへの入力
- 異なるソフト間で情報を転記
- 会計ソフトなどの各種業務ソフトウェアの操作
- ソフトからのデータ取得
- 見積書や報告書などの各種書類作成
- 経費精算や交通費精算などの精算処理
- データの照らし合わせ
- Webサイトからの情報収集
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2.事務職の業務内容
「縁の下の力持ち」とも呼ばれる事務職の業務は、企業が正しく機能するために欠かせない仕事です。
ここでは、事務職の具体的な業務内容をご紹介します。
2-1.書類作成・管理
営業担当者の代わりに顧客への見積書や提案資料を作成したり、経理業務として注文書や請求書を作成したりと、事務職では企業運営に必要なさまざまな書類を作成・管理しています。
多くの場合はあらかじめ決められたテンプレートに沿って情報を入力しますが、構成やレイアウトまでイチから作る場合もあります。
2-2.データ入力・分析
日々の売上情報や顧客情報などのあらゆるデータを、パソコンで入力してまとめます。
入力先としてもっとも利用されるソフトウェアはExcelですが、入力するデータに応じた専用ソフトに入力するケースもあります。
入力されたデータは加工・分析して必要な情報を抽出し、企業運営に役立てることが可能です。
ココがポイント
RPAツールは単純なデータ入力作業を自動化しやすい
2-3.来客応対や電話・メールへの対応
来客があった際の受付や会議室のセッティング、案内などの対応は事務職が行う業務の一部です。
また、企業の代表電話やメールに対してもはじめに事務職が対応するシーンも多く、会社の顔として重要な役割を担っています。
2-4.備品管理
企業内で使う消耗品の数量管理や購入を行います。また、コピー機やパソコンなどの業務で使用する機器の管理も、事務職の業務に含まれている企業が少なくありません。
事務職は、各従業員が快適な環境で働くために重要な役割を果たしています。
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3.事務職におけるRPAの活用事例
先ほどご紹介した通り、事務職は企業が円滑に運営できるようにさまざまな業務を行っています。
一方で、人との応対を除いた作業の多くはパソコンを使ったデスクワークのため、事務職はRPAによる業務の自動化を図りやすくなっています。
ここでは、事務職におけるRPAの活用事例をいくつかご紹介します。
＞事務職のRPA化にも貢献する「RaBit」の導入事例はこちら
3-1.データ入力・登録作業をRPA化
RPAを導入すれば、事務職が行っているデータ入力や登録作業を自動化できます。
たとえば、いまだに多くの企業が取引先からの発注書を転記する作業を人の手で行っています。
企業も取引先によってフォーマットが異なるため、人が発注書を確認して必要な情報を抽出し、会計ソフト内の適切な項目に打ち込む流れが必要不可欠だと考えられていました。
しかし、取引先や取引回数が増えればそれだけ発注書の枚数が増えるため、発展とともに事務職の手間が大きくなる点が問題です。なかには、事務職の転記作業だけでほぼ1日が終わってしまうようなケースも。
RPAなら、人が行っていた作業の流れをそのまま、事務職の転記業務をほとんど自動化できます。
あらかじめ発注書のフォーマットをインプットしておき、発注書内のどの情報を、会計ソフトのどこに入力するかを設定しておけば、RPAが自動で動いてデータ入力を行ってくれます。
ココがポイント
RPAならデータの転記作業を効率よく行える
3-2.単純作業の自動化でミス軽減
事務職の業務には、異なるソフト間での転記作業がよくあります。たとえば、従業員がExcelで入力したデータを、社内システムに転記するなどの業務です。
コピー&ペーストを繰り返すだけの単純な作業ではありますが、量が多いと疲れてしまうほか、コピペミスなどのヒューマンエラーが発生する確率も高まります。
異なるソフトを起動して内容を転記したり、データの照らし合わせをしたりするのは、RPAの得意分野です。事務職の工数を削減できるのはもちろん、同じ作業を延々と繰り返しても疲れないRPAなら、ミスの発生も防げます。
3-3.顧客データの移行作業を自動化
「Webサイトでの問い合わせ内容を社内システムに転記する」「口コミ・レビューなどの情報を集計する」といった作業も、事務職の業務に含まれる場合があります。
しかし、顧客データの確認作業は人が行うと膨大な工数がかかってしまいます。もし作業が遅れると、顧客対応も遅くなってしまうため、速やかに作業を終えなければなりません。
RPAを導入すれば、事務職の集計・確認業務も自動化が可能です。
問い合わせや口コミ・レビューの投稿があれば即座にRPAが動いて社内システムにデータが移行されるため、営業担当者が素早く顧客対応を行えます。
問い合わせの内容次第では、RPAで自動応答もできるため、さらに素早い顧客対応が実現します。
3-4.報告書の作成作業を自動化
会議などで使用する各種報告書の作成も、事務職の重要な仕事のひとつです。
多くの場合、Excelや社内システムに登録されているデータを集計して、報告書のフォーマットに落とし込む作業が一般的ですが、資料の作成業務もRPAで自動化を図れます。
事務職が手作業で報告書を作ると若干のタイムラグが生まれてしまうため、財務状況や売上状況、在庫状況などをリアルタイムに把握する課題を抱えている企業もあります。
RPAで自動化すれば、事務職の工数を削減できるだけでなく、見たいタイミングで報告書を見れるため、よりスムーズな企業運営が可能です。
4.事務職におけるRPA導入のメリット
RPAは事務職の業務にも馴染みやすく、導入難易度自体はそこまで高くありません。
ここからは、事務職業務にRPAを導入するメリットについて、企業側の視点から深堀りします。
4-1.作業工数を大幅にカット
事務職はRPAで自動化できる業務が多くあります。
それらにかかっていた人の作業工数を大幅にカットできるため、作業工数や人的コストの削減が可能です。
また、事務職で働く人の中には、育児や介護などの理由から柔軟な働き方を望んでいる人もいます。
RPAに業務を任せると事務職の負担が減るため、長時間勤務も必要なくなり、労働環境の改善から働きやすさも向上します。
ココがポイント
RPAで事務職の仕事をサポートすれば、従業員が働きやすい環境を作れる
4-2.作業時間の短縮と精度が向上
RPAはソフトウェア型のロボットで、24時間365日働き続けられます。
従業員が休んでいる夜間や休日でも作業を行えるため、作業時間の大幅な短縮が可能です。RPAで事務職の業務を自動化すれば、作業待機の時間がなくなり、スムーズに企業を運営できます。
また、RPAは疲れ知らずで働き続けられるほか、一定の作業精度を保ってくれます。
RPAは登録された作業手順をミスなく繰り返すため、ヒューマンエラーなどのトラブルを招く可能性はほとんどありません。
人が作業をすると、「ミスが発生してあとで手直しが必要」といったケースもありますが、RPAはその心配がない点もメリットといえるでしょう。
4-3.企業全体の生産性向上で収益アップ
RPAが事務職の業務を代行すれば、事務職で働いていた人はこれまで手がつけられていなかった領域の業務を行えます。
たとえば、データを分析する業務には「データを集計する作業」が必要不可欠ですが、対応に手間が掛かってしまうせいで、分析業務までの効率的な進め方が課題の1つです。
一方で、RPAを使えば事務職の単純なデータ集計業務を自動化できます。人の思考力・分析力が不可欠な業務に従業員が集中できるため、企業全体の生産性が向上し、収益アップが期待できます。
5.事務職におけるRPA導入のデメリット
RPAを事務職業務へ導入するとさまざまなメリットがある一方で、デメリットも存在します。
RPAにどのようなデメリットがあるのかをご紹介します。
5-1.RPA導入にはコストがかかる
RPAの導入には、当然コストがかかります。
一般的なRPAでは、1ライセンス当たり数万円〜数十万円の月額費用がかかると考えるとよいでしょう。
業務の自動化によってそれ以上のコスト削減効果を得られない場合は、割高になる可能性があるため注意が必要です。
5-2.RPAの操作スキルを学ぶ必要がある
RPAの導入後、正しく設定をして不具合なくRPAを動かすには、操作スキルの習得が不可欠です。
一般的なプログラミングスキルが求められるツールから、マウスクリックだけで手順を登録できるツールまで、RPAツールにはさまざまな種類があります。
そのため、一概には言えないものの、RPAが企業内に浸透するまで日々の業務＋学習コストによって担当者へ負荷がかかります。
ココがポイント
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6.事務職におけるRPAの活用ポイント
事務職がRPAを最大限に活用するために、抑えておきたいポイントがいくつかあります。
RPAを事務職で活用するコツとして、3つのポイントをご紹介します。
6-1.RPA開発に参加できるようにする
RPAを導入した企業の中には、IT担当者などの一部の人しかRPAを使えないために、「思うように業務の自動化が進まない」と悩んでいるところが多くあります。
その問題を解消するためには、できる限り操作が簡単なRPAを導入して、事務職の人自身がRPAの開発に参加できる環境づくりが重要です。
近年のRPAは、プログラミングの知識が不要で誰でも簡単に操作できるシステムが増えています。
RPAのメリットを共有しつつ、操作方法の教育を行うなど、RPAを企業内に浸透させる工夫が求められます。
6-2.RPAの管理体制を整える
RPAによる業務の自動化はさまざまなメリットがあるため、積極的に導入を進めるべきとも言われています。しかし、完全に現場任せにしてしまうのは避けましょう。
自社でどれだけのRPAが稼働しているかが分からないと、トラブル発生時の対応が困難になります。
また、RPAの開発担当者が異動したり、転職したりすると、管理ができていない「野良ロボット」化によって、ライセンス料だけを無駄に払ってしまっているケースも。
RPAの開発を申告制にして自動化した業務の内容と担当者を適切に管理するなど、RPAの管理体制を整える必要があります。
6-3.RPAのメンテナンス知識を共有する
RPAによって自動化した業務の内容や手順が後から変更になった場合は、その都度RPAのメンテナンスをする必要があります。
最初に設定をした担当者がメンテナンスを行えればよいですが、トラブル発生など別の人が急遽対応せざるを得ないシーンがあるのも事実です。
そういった状況下でもスムーズな設定変更ができるよう、RPAツールのメンテナンスのやり方を事務職で共有してマニュアル化するなどの工夫が求められます。
7.RPAで生産性を上げるならRaBitがおすすめ！
本記事では、事務職におけるRPAの活用についてご紹介しました。RPAは事務職が行う業務の自動化・効率化にも最適なツールです。
事務作業の改善に取り組んで自社の生産性を向上させたいとお考えであれば、RPAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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