定型業務を自動化できる「RPA（Robotic Process Automation）」は、業務の効率化や人材不足の解消に役立つと期待されているツールです。
そんなRPAを正しく活用するためには、設計書である「シナリオ」を作成する必要があります。シナリオがあることで、作業手順やルールが明確になり、社内の担当者が共通認識を持ってRPAを扱えるようになるでしょう。
しかし、シナリオ作成に関しては以下のように悩む企業も少なくありません。
「RPAのシナリオ作成方法がわからない」
「RPAのシナリオ作成を行う際に、どのようなポイントに注意すればいいのかわからない」
せっかくRPAツールを導入しても、業務にうまく活用できなければ意味がないですよね。
そこで本記事では、単純作業を98％削減できるRPAツールを提供している「RaBit」が、RPAのシナリオ作成方法やポイントを紹介します。本記事をご覧いただければ、RPAのシナリオ作成手順が分かるようになるでしょう。
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1.RPAのシナリオ作成手順
RPAで業務を自動化するためには、専用のロボットを開発する必要があります。その際にシステムの設計書として機能するのが、シナリオです。
ここでは、RPAのシナリオ作成手順を5つのステップに分けて紹介します。
- 自動化したい業務の手順を書き出す
- 書き出した手順の見直しを行う
- シナリオの方向性を検討する
- ノードを並べてシナリオを作成する
- 作成したシナリオのテストを行う
順番にみていきましょう。
1-1.自動化したい業務の手順を書き出す
まずは、自動化したい業務を人がどのように行っているのか、手順を書き出して可視化します。
人と違って、細かく手順を作成・指示しなければRPAは正しく動作できません。そのため、可能な限り詳細に書き出す必要があります。
また、業務の手順を書き出していくのと同時に、次のような情報も整理します。
- 必要なデータの種類やフォーマット
- 使用するシステムやアプリケーション
- 分岐が発生する条件とそれぞれの対応内容
- 例外が発生した場合の対処方法
- その業務を行う頻度やかかっている工数
1-2.書き出した手順の見直しを行う
次に、書き出した手順の見直しを行います。見直しのポイントは次の通りです。
- 非効率な手順が含まれていないか
- 簡略化できる手順はないか
- そもそも必要な業務なのか
また、見直しは1人ではなく複数人で実施するのがおすすめです。第三者の視点を入れることで、より効率的な手順を導き出せるようになります。
ココがポイント
従来の業務手順を見直せば、RPAのシナリオ作成も効率的に進められる
1-3.シナリオの方向性を検討する
手順の見直しを行った後は、どうやってシナリオ作成を進めるのか方向性を検討します。具体的には、次のような内容です。
- どこからどこまでをRPAで自動化するのか
- データの種類やフォーマットが複数ある場合に、どれから着手するか
- エラーが発生した場合に、どのように対処するか
すべての業務を自動化できればよいのですが、実際は人の手が必要な手順が残ってしまうケースも少なくありません。
その場合に、RPAで行う手順と人が行う手順を明確に線引きし、システムの引き継ぎ方法などを決める必要があります。
RPAのシナリオ作成をどうするのか、方向性をしっかりと精査した上で次のステップに進みましょう。
1-4.ノードを並べてシナリオを作成する
ここでは、実際にRPAツールを操作してシナリオを作成します。多くのツールでは、フローチャート画面上でノードを並べていき、シナリオを作成する手順が一般的です。
ノードとは、簡単にいうと処理の単位を表します。Excel内のデータを会計システムに転記する業務を例にすると、次のような形でノードを並べます。
- Excelを起動する
- 転記したいデータのあるセルにカーソルを合わせる
- セル内のデータをコピーする
- 会計システムを起動する
- 会計システム上でデータを貼り付けたい場所へカーソルを合わせる
- コピーしたデータを貼り付ける
実際の業務では条件分岐や例外があるため、RPAのシナリオ作成はもう少し複雑になりますが、イメージだけでも掴んでいただければ幸いです。
1-5.作成したシナリオのテストを行う
RPAのシナリオを作成したら、問題なくロボットが動作するかシステムテストを行います。テストは次の4つのステップに細分化して行うのがおすすめです。
- 単体テスト
- 結合テスト
- 本番データテスト
- 耐久テスト
各テストで実施する内容を簡単に解説します。
1-5-1.単体テスト
まずは、ノード単位でのテストを行います。一つひとつの処理を問題なく実行できているかを確認し、もし問題があれば作成したノードを修正します。
1-5-2.結合テスト
次に、テストデータを使って一連の作業手順を問題なく実行できるかを確認します。RPAのシナリオ作成時に想定していた分岐や例外がすべて発生するように複数のテストデータを用意するのもポイントです。
1-5-3.本番データテスト
結合テストが終わったら、実際の業務で使用している本番データを使ってシステムをテストします。テストデータでは検出できなかった不具合が、本番データで発見されるケースも少なくありません。
もし不具合があれば、作成したRPAのシナリオとテストのやり直しをおすすめします。
1-5-4.耐久テスト
最終確認として、「テストするデータ量を増やす」「長時間にわたって動作させる」といった耐久テストを行います。
一つひとつの処理は問題なかったとしても、繰り返し処理を行っていると動作が遅くなったり、停止したりする事例があります。
また、現時点ではデータ量がそれほど多くない場合も、繁忙期など将来的に処理する量が変動する可能性があるのも事実です。
あらかじめ作成したRPAの耐久テストを行っておけば、事前にどの程度の量まで処理を行えるのか知れるため、対策も取りやすくなります。
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2.RPAのシナリオ作成のポイント
RPAのシナリオ作成では、押さえておきたいポイントがいくつかあります。
ここで紹介するポイントを踏まえつつ、シナリオ作成に取り組んでいただければ幸いです。
2-1.小規模な業務からシナリオ作成を行う
RPAのシナリオの作成は、なるべく小規模な業務から取り掛かるのをおすすめします。自動化の効果が大きいからといって大規模な業務から着手してしまうと、失敗しやすくなります。
業務のRPA化に慣れていない間は、シナリオ作成でミスが発生するのもよくある話です。
そのまま強引にRPA化を進めると、思わぬトラブルによってRPAのシステム自体が停止してしまったり、間違った作業を行ったりする可能性も。
場合によっては、会社全体の業務が影響を受けてストップしてしまった事例も存在します。大規模な業務はそれだけ社内への影響度が高いので、トラブル発生時の被害が大きくなってしまうのです。
最初は簡単な業務から自動化を進めていき、RPAのシナリオ作成に慣れながら、少しずつ業務の自動化範囲を広げていきましょう。
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2-2.シナリオ作成する目的を明らかに
RPAのシナリオ作成に着手する前に、目的を明確にしておくべきです。RPAは社内業務の効率化や人材不足の解消に大きく貢献しますが、自動化に適していないケースも多々あります。
たとえば、頻度や業務量が少なく、それほど工数がかかっていない業務はRPAによる自動化にあまり適していません。シナリオ作成やテストに相応の工数がかかる一方で、それに見合う工数削減効果を得られない可能性があります。
無駄な手間やコストをかけないためにも、RPAのシナリオを作成する目的を明らかにしましょう。
2-3.シナリオ作成の環境を確認する
シナリオを作成する際は、そのシナリオ通りにRPAが動作できる環境が整っているかを事前に確認する必要があります。
導入するRPAツールによって、機能性が大きく異なる点に注意が必要です。もし、その業務で使用するシステムやソフトウェアにRPAツールが対応していない場合は、シナリオ作成によるメリットを得られず、手間とコストが無駄になってしまいます。
また、RPAによっては会計業務に特化したソフトウェア、人事業務に特化したシステムなど、得意な領域が決まっているのも珍しくありません。
領域外の業務についてはRPAで自動化できない可能性が高いので、シナリオ作成に取り掛かる前に実績や導入事例の確認をおすすめします。
3.RPAのシナリオ作成ならRaBitがおすすめ！
最後に、弊社が開発・提供している単純作業を98％減らすRPAツール「RaBit」について紹介いたします。「RaBit」は中小企業のお客様を中心とした導入事例が豊富で、RPAのシナリオ作成をサポートするサービスも提供しています。
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3-1.サポート体制が充実している
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3-2.難しい設定を行う必要がない
「RaBit」の導入時には、専任のエンジニアによる導入サポートを行っています。
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そのため、お客様ご自身で難しい設定を行う必要がなく、すぐに業務自動化の効果を実感していただけるのがメリットです。
3-3.充実した機能で費用対効果が得やすい
「RaBit」は入力・転記・システム操作・データ取得・書類作成・精算処理・整合性チェック・情報収集といったあらゆる業務の自動化に対応している汎用的なRPAツールです。
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