大企業の多くは定型業務を自動化するためにRPAの導入を進めています。
その一方で、中小企業はRPAを導入するための予算やリソースの関係から、「意欲的にRPA化を目指すのが難しい」と頭を悩ませている方も少なくありません。
人材不足の解消や生産性向上を目指すためとはいえ、RPAの導入を検討している中小企業の中には、次のような疑問が採用のネックになっているケースも。
- 「中小企業にRPAは本当に必要？」
- 「RPAの導入で何ができる？」
- 「RPAを導入するメリットとデメリットは？」
そこで本記事では、中小企業でRPAを導入するメリット・デメリットや、RPAの活用事例からRPAの選び方を解説します。RPA化による事例を把握した上で、導入を検討してみてください。
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1.中小企業にRPAは必要？
RPAは、ソフトウェア型のロボットが人の代わりにパソコンを使った定型業務を行うツールです。大手企業ではすでに導入が進んでおり、今後は中小企業にも広がっていくと考えられます。
ここでは、中小企業でなぜRPAが必要とされるのかをご説明します。
1-1.中小企業でRPAが求められる理由
中小企業では人手不足が深刻化しています。
独立行政法人中小企業基盤整備機構が2017年に実施した中小企業アンケート調査「人手不足に関する中小企業への影響と対応状況」によると、有効回答企業数1,067社のうち、約74％の中小企業が人手不足を感じていると回答しています。
また、そのうち人手不足を深刻と感じている企業は52.8％と半数以上を占めており、中小企業全体で人手不足が深刻化している状況です。
「人手不足に関する中小企業への影響と対応状況」
また、「人手不足の影響をどのような点で感じているか」のアンケート結果では、企業の経営に求められるさまざまな課題が示されているため、人手不足の解消が急務だと言えます。
「人手不足に関する中小企業への影響と対応状況」
中小企業では人手不足が深刻化していますが、「従業員の多能工化・兼任化」「業務の一部を外注化」「残業を増加」などの方法で対応している企業が多く、従業員の負担増や利益率の減少につながっています。
「人手不足に関する中小企業への影響と対応状況」
1-2.中小企業におけるRPAの導入状況
株式会社MM総研が公表している「RPA国内利用動向調査2020」によると、2019年11月時点でのRPA導入率は「大手企業の51％」に対して「中堅・中小企業は25％」と単純な導入率は半分以下の割合です。
「RPA国内利用動向調査2020」
この結果からも、RPAの導入は予算やリソースを確保しやすい大手企業が先行していると分かります。
中小企業では検討中の割合が増加傾向にあり、まだ導入には至っていないものの、多くの中小企業がRPAに興味を持っている状況です。
中小企業の人手不足は現時点で改善の見込みがなく、年々深刻化していくと考えられます。そのため、今後もRPAの導入を検討する中小企業が増えるのは間違いありません。
ココがポイント
早い段階でRPA化に対応できるかどうかで、今後の成長率も代わる
2.中小企業がRPAを導入するメリット
中小企業がRPAを導入すると、どのようなメリットを得られるのでしょうか。
中小企業がRPA化によって得られる3つのメリットをご紹介します。
2-1.定型業務の自動化
RPAはデータ入力のようなパソコンを使った定型業務を自動化できます。
人が行うよりもスピードが早く、あらかじめ教えられた手順やルールに沿って忠実に動くため、安定した品質で素早く業務を完了できる点がメリットです。
定型業務を漏れやミスなく実施するのは従業員に負担がかかりますが、RPAを導入すればその負担を軽減できます。
ココがポイント
RPAを導入すると労働環境の改善に繋がりやすい
2-2.利益に直結する業務に集中できる
データ入力や転記といった単純作業は、本来であれば人がやる必要のない業務です。RPAに任せられる業務は自動化していけば、浮いた人の手をほかのクリエイティブな業務に注力できます。
データ分析や企画、改善といったより利益に直結しやすい業務に人が集中すれば、企業の競争力が高まるのは間違いありません。
2-3.人材コストの削減
RPAはソフトウェアのため、24時間365日稼働し続けられます。休日や夜間も作業をやり続けられる上に作業スピード自体も早いため、場合によっては人の何倍も業務量をこなせます。
RPAは導入コストや運用コストがかかりますが、人を雇うコストや教育するコストに比べると安価に抑えられるソフトウェアが多いのも事実です。
結果として、中小企業にRPAを導入すれば人手不足の解消や人材コストの削減に役立ちます。
3.中小企業がRPAを導入するデメリット
中小企業の人手不足解消に役立つRPAですが、メリットばかりではなくデメリットも存在します。
ここでは、RPAを導入する際に注意したい主なデメリットをご紹介します。
3-1.ルール化できない業務が苦手
RPAで自動化できる作業は、ルールが明確に決まっている業務に限られます。
都度手順やルールが変わるような業務はRPAで自動化できず、業務のRPA化に適さない点に注意が必要です。
3-2.人の判断が必要な業務はできない
RPAはあらかじめ教えた手順やルールに沿って動きますが、人のように考える業務はできません。状況に応じて手順を変更するなど、人の判断が求められる業務はRPA化できないため注意が必要です。
また、データ分析のように高度な思考力が必要な業務も自動化できないため、RPA化する業務の選定方法を熟考する必要があります。
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3-3.トラブルが起こるリスク
RPAはソフトウェアのため、障害やバグによってシステムが緊急停止してしまうリスクがあります。
復旧するまでの間は人が代わりに業務を行なわなければなりません。
場合によっては、業務が完全に停止してしまう恐れもあるため、不測の事態に備えて緊急時の対策をマニュアル化する必要があります。
また、設定ミスでそもそものRPAが動かない可能性もあるため、従業員への綿密な教育が求められます。
ココがポイント
RPAやAIは適切な運用と管理体制が必要
4.【業種別】中小企業のRPAの導入事例
RPAで何ができるのかを知るには、ほかの中小企業での導入事例を学ぶのが得策です。
ここでは、3つの業界別に中小企業のRPA導入事例をご紹介します。
4-1.人材業界
企業の採用活動や求職者の就職活動を支援する人材業界では、企業が求めるスキルや経験を持った求職者に向けてスカウトメールを送る業務があります。
RPAを導入すれば、指定した条件に合致する人材へ、定型文のスカウトメールを自動的に送付することが可能です。
従業員の手間がなくなるだけでなく、企業の希望にあった人材をより多く紹介できるようになり、サービスの質が向上します。
4-2.会計事務所
会計業務を行う会計事務所では、さまざまなデータ入力作業があります。「会計データを会計システムに入力する」「会計システムの情報を財務レポートに出力する」といった多くの業務もRPAで自動化可能です。
また、RPAは請求書などの資料作成にも対応しており、会計システムやExcelから必要な情報を取得して請求書の決められた部分に転記すれば、請求書を自動で作成できます。
転記ミスや発行漏れを防げるのも、RPAによる自動化のメリットです。
ココがポイント
RPAを導入すれば、定型作業を含む業務品質を高められる
4-3.食品業界
食品メーカーの取引先は休日でも稼働している小売店が多く、受注データは365日休まず届きます。
企業によっては従業員が休日出勤をして受注データの処理を行いますが、RPAで自動化すれば休日出勤が不要になり、従業員の負担を軽減する効果も期待可能です。
24時間365日稼働し続けられるRPAを活用すれば、多くの企業が働き方改革を実現できます。
5.RPAを選ぶときのポイント
RPAの導入でメリットを最大限得るには、自社に合ったツールの選定が重要です。
ここでは、予算やリソースの限られていることが多い中小企業に向けてRPAを選ぶときのポイントをご紹介します。
5-1.クラウド型・オンプレミス型かを確認
RPAツールには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。
「クラウド型」で、ベンダーが管理しているクラウドサーバーからインターネットを通じてRPAを利用します。自社のパソコンやサーバーにRPAをインストールする必要がなく、すぐに利用開始できる点がメリットです。
一方で、自動化できるのはWebブラウザ上で動作するソフトを使った業務に限られ、自動化の範囲がやや狭まる点がデメリットとなります。
もうひとつの「オンプレミス型」は、自社で保有するパソコンやサーバーにRPAをインストールして利用するタイプです。RPAをインストールしたパソコンやサーバーで行える業務なら、インターネット環境がなくても自動化できます。
しかし、クラウド型に比べると導入コストはやや高くなる傾向にあります。
基本的には、主要な業務のほとんどをWebブラウザで行っていればクラウド型を、そうでなければオンプレミス型の選択がベストです。
オンプレミス型の中にもいくつか種類があり、パソコンにインストールするデスクトップ型と呼ばれるタイプであれば、クラウド型に近いコストでRPAを導入できる場合もあります。
ココがポイント
RPAを導入するときは自社のシステムに応じて比較検討をすることがベスト
5-2.専門知識が不要であるか
RPAツールの中には、プログラミングなどの専門知識が必要なソフトウェアがあります。
情報システム部門などを持つ大企業なら活用できるかもしれませんが、IT人材が少ない中小企業では十分な活用が難しいケースも。
最近では、専門知識が不要で誰でも扱えるRPAが登場しています。
導入前に操作性をしっかりと確認した上で、現場の担当者でも使えそうなツールを導入するのもポイントです。無料トライアルを実施しているベンダーも多いため、お試し版の積極的な活用をおすすめします。
5-3.サポート体制が充実しているか
RPAを活用していると、「設定の仕方が分からない」「RPAが突然止まってしまった」といったトラブルが起こる場合があります。そのようなトラブル時、すぐにサポートしてくれる体制があるかどうかがRPAの使い勝手に大きく影響します。
サポート体制の充実度はRPAツールのベンダーによって異なる点に注意が必要です。
自動化する業務の選定や操作方法の教育、設定の代行など、導入しようとしているRPAツールにどのようなサポートが付いているのかをしっかり確認した上で選定してください。
6.中小企業にRPAを導入するならRaBit
最後に、当社が開発・提供しているRPAツール「RaBit」についてご紹介します。
「RaBit」は人材不足の解消と生産性向上を目指している多くのお客様に導入していただいており、中小企業への導入実績が豊富です。
「RaBit」の特徴を簡単にご紹介します。
- 自動化できる業務の種類が豊富
- 中小企業でも導入しやすいリーズナブルさ
- 充実のサポート体制で自動化を推進
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6-1.自動化できる業務の種類が豊富
「RaBit」では、入力・転記・ソフト操作・データ取得・書類作成・精算処理・整合性チェック・情報収集といったあらゆるパソコン業務を自動化できます。
プログラミングなどの専門知識は不要であり、どなたでも簡単に業務の自動化に取り組んでいただけます。
6-2.中小企業でも導入しやすいリーズナブルさ
「RaBit」は初期費用66,000円、月額10,450円から導入できるリーズナブルさが特徴です。
数多くあるRPAツールの中でも圧倒的に低価格であり、中小企業のお客様でも手軽に導入していただけます。
6-3.充実のサポート体制で自動化を推進
「RaBit」はサポート体制も充実しています。
導入時には、専任のエンジニアがヒアリング・設計・導入・サポートまでをワンストップで対応し、お客様のご要望に合わせたオーダーメイドの設定まで代行可能です。
導入後は150名以上のオペレーターによるサポート体制でトラブルを迅速に解決いたします。