定型業務を自動で行う「RPA（Robotic Process Automation）」は、手作業によるミスや労働時間を削減できるツールです。
特に、事務作業が中心となるホワイトカラーの業務は、RPAの導入による業務効率化が大きく期待されています。これからRPAを導入しようと考えている企業も多いのではないでしょうか。
しかし、RPAの導入にあたって、以下のような疑問を持つ方も多いようです。
「RPAを導入した場合、ホワイトカラーの業務はどうなるの？」
「具体的にどのような業務へRPAを導入できるの？」
そこで本記事では、RPAにできることや、ホワイトカラーの業務に導入した後の変化をまとめて解説します。RPA導入のメリットや注意点もご紹介しますので、導入後の不安が解消されるでしょう。
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1.RPAで何ができる？
まずは、RPAで何ができるのかを具体的な事例を交えながらご紹介します。
1-1.経理の仕訳業務
企業の経理部門では、日々発生する取引を勘定科目に分類する仕訳業務が行われています。この仕訳業務は、取引量が多くなればなるほど業務量が膨大になっていく一方で、ミスは許されません。
忙しくなるほどスピードと正確性の両方が求められるため、経理担当者の負担となるケースが大半です。
しかし、RPAなら仕訳業務を自動化できます。あらかじめ仕訳のルールを設定しておけば、日々の取引データを経理システムに取り込むだけでRPAが自動で仕訳してくれるので、経理担当者の負担を軽減できます。
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1-2.勤怠管理
従業員の労働時間を管理する勤怠管理業務は、人事部門や管理者にとって負担の大きい業務のひとつです。昨今ではテレワークの普及や働き方改革の影響もあり、勤怠管理の効率化が重視されています。
そこでRPAを導入すれば、勤怠管理の一部を自動化できます。
たとえば、日々の勤怠情報をRPAに自動で収集させれば、従業員一人ひとりの総労働時間や有給休暇の消化率の把握も簡単に行える点がメリットです。
あらかじめ設定した残業時間を超えそうな従業員や、その管理者に対して注意喚起のメールを自動送付するシステムを構築すれば、勤怠管理の効率化も実現します。
ココがポイント
RPAなら、勤怠管理システム次第で連携・作業の自動化を行える
1-3.情報収集・分析
営業部門やマーケティング部門では、さまざまな情報を収集・分析しています。しかし、情報収集・分析は地道な作業の繰り返しであり、人の手でやり続けるのは大変です。
RPAなら情報収集・分析も自動化できます。多くのRPAツールには「Webスクレイピング」と呼ばれる機能が備わっており、Webサイトから特定の情報に絞って抽出する作業も可能です。
これにより、「ニュースサイトから特定のキーワードが含まれたニュースを集める」「自社製品・競合製品についての口コミやレビューを集める」といった形で情報収集・分析を自動化できます。
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1-4.請求書の作成
経理部門では、毎月末などに行う請求書の作成に多くの時間がかかっています。誤記や記入漏れといったミスが許されないだけでなく、数日間でまとめて処理をしなければならないので、負担の大きい業務です。
そこでRPAを導入すれば、会計システムやExcelから必要な情報を取得し、フォーマットの指定位置に転記する形で請求書の自動作成ができます。
また、完成した請求書をメールに添付して相手に送付するシステムも自動化が可能です。
経理担当者の負担が軽減されるだけでなく、誤記や請求漏れといったミスも防げるようになります。
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2.RPA導入でホワイトカラーの業務はどうなる？
RPAの導入によって、ホワイトカラーの業務はどのように変化するのでしょうか。
大きな変化を2つ取り上げてご紹介します。
2-1.品質向上が期待できる
RPAは、ホワイトカラーに多い事務作業などの定型業務の自動化に適しています。
あらかじめ設定した手順やルールに忠実に従って業務を行うため、設定自体が間違っていなければ、自動化業務にミスが発生する可能性はありません。
人がホワイトカラーの事務作業を行っていると、不注意や疲れによって何らかのミスが発生する恐れがあります。RPAではそういったヒューマンエラーを防ぎつつホワイトカラーの仕事をこなせるため業務品質の向上が期待できます。
2-2.ほかの業務に集中できる
RPAをホワイトカラーの仕事に導入すると、従業員は単純作業や定型業務から解放されます。その結果、従業員がより創造的な業務に専念できる環境を構築できます。
しかし、単純作業や定型業務をRPA化した結果、従来業務を担当していた人手や人材が必要なくなる事例があるのも事実です。
実際に、RPAの普及は大量の失業者を生むとも言われているので、創造的な業務を行える能力の開発や仕組みづくりが鍵になっていくと考えられます。
ココがポイント
ホワイトカラーにRPAを導入するときは、作業の自動化にあわせて注力すべき業務も可視化すべき
3.ホワイトカラーの業務にRPAを導入するメリット
ホワイトカラーの業務にRPAを導入すれば、企業はさまざまなメリットを得られます。
代表的なメリットを4つご紹介しますので、導入を検討する際の参考にしてください。
3-1.コストの削減
RPAは「デジタルレイバー」や「仮想知的労働者」とも呼ばれており、人の代わりの労働力になると期待されているツールです。
RPAにも導入コストがかかりますが、安価なツールだと月額数万円程度で利用できるので、ホワイトカラーの人件費に比べると安価に抑えられる傾向にあります。
3-2.24時間365日稼働
RPAはソフトウェアなので、人とは違って24時間365日稼働し続けられます。また、疲れてスピードが落ちたり、ミスしたりすることもありません。
RPAをホワイトカラーの仕事に導入すれば、業務の量や品質の向上、企業の安定稼働といったさまざまな効果を期待できます。
3-3.労働時間の削減
RPAにホワイトカラーの単純作業や定型業務を任せていけば、従業員の労働時間を削減できます。
昨今では、政府が主導する働き方改革の影響で長時間労働の是正が急務ですが、RPAの導入がその一助になると考えられます。
３-4.属人化の防止
ホワイトカラーの業務をRPAで自動化すれば、属人化を防ぐ効果も期待できます。RPA化する過程で既存のやり方を整理したり、ルールを見直したりする必要があるので、業務内容が可視化されるためです。
また、担当者の離職や休暇によって業務が停止してしまうリスクも最小限に抑えられます。
4.RPA導入で注意すべきポイント
さまざまなメリットのあるRPAですが、ホワイトカラーの職種に導入する上でいくつか注意すべきポイントがあります。
これからRPAを導入しようと考えている方は、ここで紹介するポイントを参考にしてみてください。
4-1.複雑な業務を自動化しない
RPAの得意分野は比較的単純な定型業務であり、繰り返し行う作業が効率化に最適です。言い換えれば、複雑な業務や例外的な処理には対応できない場合があります。
たとえば、「複雑な条件分岐がある」「状況に応じた判断が必要になる」「ルールに合致しないデータが含まれる」といった状況ではRPAが停止する恐れがあるので、注意しなければなりません。
導入するRPAツールの機能によって、自動化できる業務・自動化できない業務の線引きは若干異なります。
自動化できない業務を無理にRPA化しようとするとトラブルのもとになるので、RPAをホワイトカラーの現場に導入したスキルやノウハウを持つ人へ適宜相談する必要があります。
4-2.導入前に現場の人間が理解できるか確認する
RPAはホワイトカラーで行われがちな定型業務の効率化に最適ですが、効果的な運用には、現場の担当者が使い方を正しく理解しておく必要があります。
RPAを導入する前に、現場の担当者が使いこなせそうかを必ず確認すべきです。
RPAツールの実際の使い勝手は、Webサイトやパンフレットだけを見ても分かりません。最近では無料トライアル期間を設定しているソフトウェアも多いため、現場の担当者が実際にRPAのシステムを体感しておくのも大切です。
また、導入後も定期的に教育を行ったり、マニュアルを作成したりして、RPAにまつわるノウハウを社内に共有するのをおすすめします。
ココがポイント
ベンダーによっては、RPAの導入・運用やマニュアル作成のサポートも行ってもらえる
4-3.RPAの管理体制が必要
RPAはホワイトカラーの企業におすすめなツールですが、実際に導入する場合は適切な管理体制を構築しなければなりません。
- トラブル発生時の対応フローを明確にする
- RPAで自動化する業務・しない業務をルール化する
- ロボットごとに管理担当者を決めて、定期的にメンテナンスを行う
こういった取り組みを進めなければ、RPAの運用時に失敗する可能性があります。
自社だけで管理体制を構築するのが難しい場合は、ホワイトカラーの職種でRPAの導入実績があるベンダーに相談するのをおすすめします。
5.RPAで業務効率化！RaBitがおすすめ
最後に、単純作業を98％減らすオーダーメイド仕事ロボ「RaBit」についてご紹介いたします。「RaBit」は弊社が開発・提供しているRPAツールで、ホワイトカラーの業務を自動化したい中小企業のお客様への導入実績が豊富です。
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5-1.サポート体制が充実している
「RaBit」の導入時には、専任のスタッフがヒアリング・設計・導入・サポートまでをワンストップで行っています。お客様ご自身で難しい設定を行う必要がなく、オーダーメイドの設定まで完了したロボットが簡単に手に入ります。
また、導入後にはRPAを熟知したプロによるサポート体制を完備しており、運用中に発生するさまざまなトラブルに迅速・丁寧に対応しています。
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5-2.費用対効果を得やすい
「RaBit」は初期費用66,000円、月額10,450円の安価なコストで導入できるRPAツールです。数多くあるRPAツールの中でも圧倒的に低価格であり、費用対効果を得やすくなっています。
そのため、あまりコストがかけられない中小企業のお客様には特におすすめです。
5-3.ホワイトカラーのさまざまな事務処理に対応している
「RaBit」は入力・転記・ソフト操作・データ取得・書類作成・精算処理・整合性チェック・情報収集といったあらゆるパソコン業務に対応しています。
ホワイトカラーの事務処理の多くを自動化できるので、RPAの導入メリットを最大限に得られます。