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【初心者向け】RPAとは?概要や導入のメリット・デメリットを簡単に解説!

「RPAとはどんなもの?」
「RPAのシステムを簡単に説明してほしい」

そんなふうに、“RPA”という単語を耳にし、RPAがどんなものなのか興味を持たれている方も多いのではないでしょうか。
RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションと呼ばれる業務の自動化ツールです。主に人手不足解消の目的で導入されます。

働き方改革や生産性向上に取り組んではいるものの、なかなか成果がでないと悩んでいる方は多いと思います。
RPAを導入しRPA化することで、これまで手間のかかっていたバックオフィス業務を簡単に自動化でき、働き方改革や生産性向上の実現の大きな後押しとなります。
実際に、大企業・中小企業を問わずにRPAを導入する企業は年々増えています。

今回は、「RPAが何なのかをよく知らない」「RPA化に興味があるが、どんなことができるか知りたい」という方のために、RPAについて分かりやすくご紹介します。
RPAの概要や仕組みに加えて、導入することのメリット・デメリットについても解説しますので、RPAを導入するべきかどうかの参考にしてください。

 1.RPAとは何?

RPAとは何?

まず、RPAとは何かについて、どなたにも分かるように簡単にご説明します。
RPAは略称であり、正式な名前は「Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)」といいます。日本語に訳すと、「ロボットによる業務の自動化」という意味です。
RPAを簡単に言い表すと、“パソコンの中で動く形のないロボット”のようなイメージです。

RPAを利用するには、専用のソフトウェアをパソコンやサーバの中にインストールする必要があります。そして、どんな作業をしてほしいか、どのような作業手順で行うか、といった指示をすることで、さまざまな業務を人の代わりに行ってくれるのです。
具体的には、転記作業・照合作業・通知作業のような、手間と時間がかかっていた単純業務を自動で行ってくれます。

業務システムのRPA化を行う企業は年々増加していますが、その背景には人手不足や働き方改革の影響があります。
少子高齢化が進むにつれて企業の人材確保が難しくなっており、足りない人手を補う目的でRPAが導入されるようになりました。また、働き方改革の一環として、一部の業務を自動化することで長時間労働や休日出勤を減らそうと考える企業が増えています。

 2.RPAの仕組みについて解説

RPAの仕組みについて解説

RPAは便利な自動化ツールですが、残念ながらどんな業務でも自動化できる魔法のようなツールではありません。

RPA化に失敗しないためには、次の3つの情報を知っておくことが重要です。

  • RPAがどのような仕組みで動いているのか?
  • RPAと他の自動化ツールの違いは何か?
  • RPAはどんな業務の自動化に向いているか?

それぞれ分かりやすく解説していきます。

 2-1.RPAはどのような仕組みで動いているのか?

RPAとは、業務を自動化できる便利なツールのこと。しかし、RPAで業務システムを自動化するためには、RPAが分かるように作業手順を細かく教えてあげなければなりません。
例えば、インターネット上で特定のキーワードを検索する業務があったとしましょう。

人に指示を出すのは簡単ですが、RPAで自動化するためには次のように作業手順を細分化して指示する必要があります

  • ブラウザを立ち上げる
  • 検索欄を入力できる状態にする
  • キーボードを操作して検索したいキーワードを打ち込む
  • 検索を実行する

このような作業手順のことを「シナリオ」といいますが、RPAの作業品質にはシナリオの質が大きく影響します。

RPAが間違った動作をしないためには、作業手順を細かく正確にまとめてからシナリオ化しなければならないのです。また、先ほどの例は検索を実行するところまでで終わりましたが、実際の業務では検索結果の中から必要な情報を見つけたり、転記したりする作業も増えるでしょう。

RPAを使いこなすためには、人が行っている作業手順をうまくシナリオ化できるかどうかがポイントになります。

 2-2.RPAと他の自動化ツールの違いは何か?

RPAは、AIやExcelのマクロ機能のような他の自動化ツールと比較されることがあります。

それぞれの違いをみてみましょう。

・RPAとAIの違い

まず、RPAとAIの違いです。両者の最も大きな違いは、ソフトウェア自身が考えることができるかという点にあります。
AIは与えられた情報に対して自らが考えて最適な答えを導き出せるので、状況に応じて動作を変えることができます。一方、RPAはあらかじめ指示されたシナリオに沿って作業をこなすことを得意としています。

それだけを聞くとAIの方が優れているというイメージを持つかもしれませんが、実際はそう単純ではありません。
AIはまだまだコストが高い傾向にありますし、使いこなすためには高度なプログラミングスキルやデータ分析スキルが必要になります。そのため、導入して使いこなせる企業はまだまだ少ないでしょう。

しかし、RPAは機能が限定的である分、高度なスキルのない人でも扱うことができます。
AIに比べるとコストも安く、すぐに業務システムの自動化を実現できるため、企業にとって導入しやすいといえます。

・RPAとExcelのマクロ機能との違い

次に、RPAとExcelのマクロ機能との違いですが、こちらは自動化できる業務の範囲が異なります。

Excelのマクロ機能の場合、Excelで行う業務や関連するOfficeソフトと連携した業務しか自動化することはできません。しかし、RPAであれば、Excelのような表計算はもちろん、データ入力やメール配信といったさまざまな業務を自動化できます。

使用できるソフトの制限が少ないため、Excelのマクロ機能よりRPAの方が汎用性は高いといえるでしょう。

ココがポイント


RPAはソフトの制限が少ないため、汎用性が高い。

 

 2-3.RPAはどんな業務の自動化に向いているか?

ここまでで、RPAの仕組みや他の自動化ツールとの違いについて紹介してきました。
それでは、RPAは実際にどんな業務の自動化に向いているのでしょうか。

具体例を挙げると、次のような業務です。

  • 顧客データの収集やターゲットリストの作成
  • 受発注のデータ入力
  • ホームページからの問い合わせ内容の転記
  • 交通費精算、経費精算、勤怠管理
  • 書類の不備チェック
  • 定形文のメールを自動配信

このように、定型的なルーティン業務、定期的に行う業務、単純だけれども時間のかかる業務を自動化するのに、RPAは非常に向いています

ココがポイント


RPAは単純作業を繰り返す業務やルーティン業務の自動化に向いている。

 

 3.RPA導入におけるメリットとは

RPA導入におけるメリットとは

RPAがどういったものかはご理解いただけたと思います。ここからは、RPAを導入するとどんなメリットが得られるかについて解説します。

業務のRPA化によって得られるメリットは、大きく次の4つです。

  • 業務自動化による生産性向上
  • ヒューマンエラーの防止
  • コストの削減
  • 企業価値の向上

それぞれ詳しくみていきましょう。

 3-1.業務自動化による生産性向上

RPAはソフトウェアなので休憩の必要がなく、一定のスピードを保ったまま24時間365日動き続けることもできます。そのため、これまで複数人で行っていた業務をたった1台のRPAで担うといったことも簡単に実現できるのです。

実際に、業務のRPA化をしたことで年間にこなせる作業量が倍以上に増えたという事例も数多くあります
少子高齢化の影響で人手不足が進んでいる日本の企業にとって、面倒な業務を簡単に行ってくれるRPAは心強い存在になっていくでしょう。

ココがポイント


面倒な単純業務をRPA化することで、生産性が向上する。

 

 3-2.ヒューマンエラーの防止

RPAは、あらかじめ指示されたシナリオに沿って忠実に動作します。人が作業をしているとミスが起こりがちですが、RPAであればミスが起きる可能性が大幅に下がります。
一定の品質が確保されており、出てきたアウトプットに対して二重チェックをする手間がなくなるのは大きなメリットだといえます。

 3-3.コストの削減

RPAを導入して業務システムの自動化ができれば、これまでよりも少ない人数で業務をこなせるようになります。その結果、業務量に比例して従業員を雇う必要がなくなるので人件費を削減できます。
もちろん、RPAを導入するためにもコストがかかりますが、長い目でみると人件費よりも低いコストで済むケースがほとんどです。

ココがポイント


RPAの導入コストは、削減された人件費でカバーできる場合が多い。

 

 3-4.企業価値の向上

定型的なルーティン業務をRPAに任せることで、人はより付加価値の高い業務に集中できるようになります

例えば、新製品やサービスの企画立案、顧客とのコミュニケーション、サービスレベルの向上、といった業務に人が集中すれば、企業の競争力は増していくでしょう。また、業務システムの自動化によって残業や休日出勤の削減に取り組んでいれば、働き方改革という観点でも企業価値が向上します。

 4.RPA導入におけるデメリットとは

RPA導入におけるデメリットとは

RPAの導入にはメリットだけでなく、当然ながらデメリットも存在します。
デメリットについても正しく理解したうえで、RPAを導入しなければなりません。

RPAの一般的なデメリットは次の通りです。

  • イレギュラーな処理が多いと自動化できない
  • ある程度のITスキルが必要
  • 間違った業務であってもやり続けてしまう

それぞれの内容に加えて、対策についても解説します。

 4-1.イレギュラーな処理が多いと自動化できない

RPAの仕組みの部分でも紹介しましたが、RPAが動くためにはあらかじめ作業手順を細かく指示しておく必要があります。

そのため、作業手順をはっきりと決められない業務やその都度人の判断が必要になる業務を自動化するのには向いていません。
パソコンで行うすべての業務を自動化できるわけではないということは覚えておきましょう。ただし、複雑な業務をすべて自動化できなくても、一部だけでも自動化すれば大幅に効率が上がる事例も多くあります

作業手順を細分化して考え、「この部分はRPAで自動化できないか?」と考えてみることをおすすめします。

ココに注意


作業手順が決まっていないイレギュラーな総業務は自動化できない

 

 4-2.ある程度のITスキルが必要

RPAもソフトウェアである以上、使いこなすためにはある程度のITスキルが求められます。

RPAの種類によっては、作業手順をプログラミング言語で指示しなければならない場合もあるため、自社で使えそうかを事前に確認しておきましょう。
ただし、最近のRPAの中には、人が行った作業をそのまま覚えて自動化する機能を備えているものが増えています。

そういったRPAを導入すれば、難しい設定をしなくてもすぐに業務を自動化できるので、おすすめです。

 4-3.間違った作業であってもやり続けてしまう

RPAは指示された作業手順通りに動作してくれますが、その作業自体が正しいかどうかを判断することはできません。もし、作業内容や作業手順の指示を間違えていても、間違いに気づくことなく動作し続けてしまいます。

指示が間違っていないか綿密にチェックしたり、最初のうちは作業結果を逐一確認したりすることで、RPAがムダな作業をし続けることを防止できます

ココに注意


RPAは間違った作業でも指示どおりに動き続けてしまう。

 

 5.初めてRPAを導入するならRaBitがおすすめ

初めてRPAを導入するならRaBitがおすすめ

ここまで、RPAのメリット・デメリットを簡単にご説明してきました。

自社にとってPRA化のメリットが大きいと感じられたのであれば、ぜひともRPAを導入すべきです。しかし、RPAツールにはいくつも種類があり、初めて導入する際はどれを選べばよいのか迷ってしまうと思います。

RPA導入が初めての方にもおすすめなのが、弊社ラディックス株式会社が開発したRPAソフト「RaBit」です。
当社が提供しているRPAソフト「RaBit」は、単純作業を98%減らす「オーダーメイド仕事ロボ」として、多くのお客さまにご利用いただいています。

「RaBit」がお客さまに選ばれている理由をいくつかご紹介します。

  • 圧倒的にリーズナブルで業務自動化を実現
  • オーダーメイドで設定まで完了
  • 充実のサポート体制でトラブルを解消

 

 5-1.圧倒的にリーズナブルで業務自動化を実現

「RaBit」が多くのお客さまに選ばれている理由のひとつが、リーズナブルな価格設定です。

「RaBit」では、初期費用6万円、月額1万円という、業界内での常識を覆す低価格で業務の自動化を実現します。
これまで手間と時間がかかっていた転記作業・照合作業・通知作業といった単純業務を低価格で簡単に自動化できるため、費用対効果が抜群です。

 5-2.オーダーメイドで設定まで完了

「RaBit」では、スタッフが設定まで対応するため、お客さまご自身で面倒な設定を行う必要はありません。そのため、PRAが初めてという方でも、手間なく簡単に導入できます。

お客さまへのヒアリングから納品までを最短4日間で実施するため、すぐに自動化の成果を実感できます。また、「RaBit」ではプログラミングの知識を用いない設定としているため、運用開始後の設定変更も簡単に行っていただけます。

 5-3.充実のサポート体制でトラブルを解消

RPAを使っていると、「なぜかRPAが動かない」「思った通りに動作してくれない」といったトラブルが少なからず発生するものです。

「RaBit」はRPAに熟知した150名以上のスタッフによるサポート体制を完備しており、トラブルの発生時には迅速に問題を解決します。このように、「RaBit」は、低価格であり、設定も簡単、サポートも充実と、どなたでも導入しやすいメリットがあります。

「RPAとは?」と、RPA自体がよく分からなかった方も多いと思いますが、そんなふうにIT知識に不安のある方も、「RaBit」ならスタッフがRPA導入までしっかりサポートいたします。
業務システムの自動化・RPA化に興味のある方は、ぜひ一度お問い合わせください。

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